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Sekretär / Fremdsprachensekretär (m/w)

Max Planck Institute for Infection Biology. Berlin, 09.03.2017

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Max-Planck-Forschungsstelle für die „Wissenschaft der Pathogene“ (in Gründung)
von Max-Planck-Direktorin Prof. Emmanuelle Charpentier
sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/-n
Sekretär/-in / Fremdsprachensekretär/-in
Für eine Vollzeitanstellung zunächst befristet auf 2 Jahre.

Ihre Aufgaben:
  • Führung eines Sekretariats (u.a. Telefon- und Terminkoordinierung, Bearbeitung von Posteingang und -ausgang (inkl. Email), Bearbeitung von Anfragen von Studierenden, Aktenführung und Pflege der Homepage)
  • Allgemeine Verwaltungsaufgaben für die Arbeitseinheit (Mitwirkung bei der Haushaltsüberwachung und bei Beschaffungsangelegenheiten unter Verwendung des Buchungssystem SAP)
  • Manuskriptbearbeitung (z. B. Korrekturlesen)
  • Wahrnehmung aller Sekretariats- und Büroarbeiten wie Terminplanung, Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen, dienstlichen Abläufen, Treffen und Besprechungen
  • Abfassen von Berichten und Protokollieren von Besprechungen
  • Erledigung der Korrespondenz, Verwaltungs- und Archivierungstätigkeiten in deutscher und englischer Sprache
  • Betreuung von Personal und ausländischen Gästen
Ihr Profil:
  • abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder als Fremdsprachensekretär/-in oder ähnliches bzw. vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
  • Exzellente Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • hohe fachliche und soziale Kompetenz
  • Mehrjährige Berufserfahrung in entsprechender Position ist erwünscht (vorzugsweise in Forschungs­einrichtungen oder in der Verwaltung im öffentlich-rechtlichen Bereich)
  • Sichere Beherrschung der deutschen Sprache
  • Serviceorientiertes Denken und Handeln
  • Hohes Maß an Engagement, Organisationstalent und Entscheidungsfreude
  • hohe Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Gewissenhaftigkeit
  • Herausragende Kenntnisse und Erfahrungen mit Softwareanwendungen (SAP, MS Office) werden vorausgesetzt 
Je nach Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) möglich. Die Sozialleistungen entsprechen denen des öffentlichen Dienstes.

Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 31.03.2017 ausschließlich online über unser Bewerbungsportal unter folgendem Link: https://recruitingapp-5133.de.umantis.com/Vacancies/341/Application/New/31

Auf dieser Website können Sie auch Ihre Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als PDF hochladen.

Max Planck Institute for Infection Biology
http://www.mpiib-berlin.mpg.de/
Max-Planck-Forschungsstelle für die Wissenschaft der Pathogene (in Gründung)

Bewerbungsschluss: 31.03.2017