Kaufmännische Assistenz / Büroleitung für die Geschäftsführung und Stabstellen

uni-assist,

die Arbeits- und Servicestelle für internationale Studienbewerbungen, ist ein von 150 deutschen Hochschulen und dem Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD) getragener Verein zur Vorprüfung internationaler Studienbewerbungen. Als bundesweites Kompetenzzentrum für die internationale Hochschulzulassung in Deutschland bearbeitet 
uni-assist e.V. mehr als die Hälfte des gesamten internationalen Bewerbungsaufkommens an deutschen Hochschulen - pro Jahr mehr als 300.000 Bewerbungen aus rund 180 Ländern. Internationalisierung und Digitalisierung in der deutschen Hochschullandschaft erschließen dem Verein absehbar neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten. In der Berliner Geschäftsstelle sind übers Jahr bis zu 300 Personen in Voll- und Teilzeit beschäftigt, zu einem erheblichen Anteil temporär.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine

Kaufmännische Assistenz / Büroleitung 
für die Geschäftsführung und Stabstellen 

Vollzeit 39,4 / Teilzeit mindestens 30 Wochenstunden (Montag - Freitag)

Das sind Ihre Aufgaben:

• In vertrauensvoller Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung sind Sie erste Schnittstelle und Kontaktperson für die Gremien des Vereins sowie der internen Arbeitsgruppen AG Standard / AG Verfahrensentwicklung sowie alle internen Abteilungen und Mitarbeitenden des Hauses.
• Sie unterstützen die Geschäftsführung bei operativen Verwaltungsaufgaben und strategischen Aufgaben des Unternehmens und erstellen vertrauensvolle geschäftliche Korrespondenz.
• Zu Ihren Aufgaben gehören die Koordination, Organisation und Sicherstellung des Informationsaustauschs der o. g. Bereiche. Sie bereiten Unterlagen für Meetings vor und sind für die Vor- und Nachbereitung inklusive Protokolle verantwortlich.
• Sie erstellen Entwürfe für Kommunikationsmaßnahmen der Geschäftsführung (z. B.  E-Mails, Redemanuskripte) sowie verfassen in Zusammenarbeit mit der Stabsstelle Kommunikation die Korrespondenz für die Geschäftsführung.
• Sie führen Internet- und Literaturrecherchen sowie Analysen durch und sind für das Aktenmanagement und die digitale bzw. Papierablage verantwortlich.
• Sie unterstützen die Geschäftsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen des Tagesgeschäftes inklusive Organisation, Planung und Vereinbarung aller Termine (Büroorganisation einschließlich Terminplanung und -koordination).

Das erwarten wir von Ihnen: 

• Eine kaufmännische Ausbildung sowie einschlägige Berufserfahrung in ähnlicher Funktion. 
• Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit, Kommunikationsstärke und Organisationstalent 
• Selbstständige, eigenverantwortliche, strukturierte Arbeitsweise sowie Teamorientierung und Kommunikationsstärke 
• Unternehmerisches Denken und Handeln 
• Bereitschaft, sich in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten und Hands-on-Mentalität 
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den Linus und Libre Office bzw. Microsoft Office Programmen

Das bieten wir Ihnen: 

• Eine unbefristete Stelle
• Eine Vergütung nach TV-L (EG 9a) 
• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit im Hochschulumfeld 
• Eine Jahressonderzahlung nach den Vorgaben des TV-L sowie eine zusätzliche attraktive Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Flexible Arbeitszeiten
• Angebot des mobilen Arbeitens an 1-2 Tagen in der Woche
• Umfassende Einarbeitung
• Eine eigenverantwortliche Tätigkeit in einem kollegialen und vielseitigen Arbeitsumfeld
• Einen zentralen und modern ausgestatteten Arbeitsplatz
• Sportangebot EgymWellpass
• Eine sehr gute Kantinenversorgung

Lust auf eine abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle zum internationalen Bildungs- und Hochschulsektor bekommen?

Dann bewerben Sie sich bei uns und werden Sie Teil des uni-assist-Kompetenzteams. Reichen Sie bitte Ihre vollständige schriftliche Bewerbung unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins unter der Kennziffer GF_A_0523 bis zum 06.06.2023 ausschließlich über unser Bewerbungsportal ein.  

Für Rückfragen steht Ihnen Frau Saskia Antczack unter +49 (0)30 2016 46 024 oder per E-Mail unter karriere@uni-assist.de zur Verfügung. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung sowie sexueller Orientierung. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.

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