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Abteilungsleiter (m/w) Studierendensekretariat

Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg. Magdeburg, 02.03.2018

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An der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg wird die Stelle der / des

Abteilungsleiterin / Abteilungsleiters
Studierendensekretariat

im Dezernat Studienangelegenheiten der zentralen Verwaltung unbefristet* und in Vollzeit zum nächstmöglichen Termin neu besetzt. Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 13 TV-L.
Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg (OVGU) ist eine forschungsstarke, regional vernetzte und international orientierte Profiluniversität. Wir verstehen uns als traditionsbewusste und zugleich zukunftsorientierte Einrichtung der Forschung und Lehre. 14.000 Studierenden aus dem In- und Ausland bieten wir an unseren neun Fakultäten hervorragende Studien­be­din­gungen.
In der Abteilung Studierendensekretariat des Dezernats Studienangelegenheiten hält unser Team umfangreiche Serviceleistungen rund um das Studierendenmanagement vor. Der Fokus der Abteilung liegt auf der administrativen Verwaltung der Studierenden, der Organisation und Durchführung der Bewerbungskampagnen sowie der Immatrikulation von jährlich rund 3.000 Studierenden. Die weitere Internationalisierung der Studierenden ist ein strategisches Ziel der OVGU.
Aufgaben
  • Leitung der Abteilung mit ca. 14 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und verantwortliche Steuerung und Organisation der Arbeitsinhalte und Arbeitsabläufe
  • Bearbeitung von Grundsatzangelegenheiten bei den Prozessen der Bewerbung, Immatrikulation, Rückmeldung, Exmatrikulation, Archivierung, Statistik, Befragungen, Datenschutz und Unterstützung in den Durchführungsprozessen
  • Die kontinuierliche, serviceorientierte Weiterentwicklung der administrativen Prozesse der Abteilung unter besonderer Berücksichtigung einer steigenden Zahl internationaler Studierender.
  • Konzeption und verantwortliches Projektmanagement von Veränderungsprozessen innerhalb der betrieblichen Abläufe, z. B. Einführung neuer Software-Programme
  • Entwicklung von Ideen zur Verwaltungsmodernisierung und Verbesserung der Kommunikationsstrukturen
  • Beratung und Unterstützung von Wissenschaftlern und Studierenden
Ihr Profil
  • Eine der gestellten Anforderungen entsprechende abgeschlossene wissenschaftliche Hochschulausbildung oder eine abgeschlossene wissenschaftliche Hochschulausbildung sowie Kenntnisse und Erfahrungen auf den genannten Gebieten
  • Berufliche Erfahrungen im Hochschul- / Wissenschaftssystem, wünschenswert sind Erfahrungen in der aktiven Mitwirkung in der akademischen Selbstverwaltung
  • Praktische Führungserfahrung (in der Regel mind. drei Jahre)
  • Fundierte Fachkenntnisse im allgemeinen Verwaltungsrecht, idealerweise mit einem Schwerpunkt im Hochschulzulassungs- und Prüfungsrecht
  • Erfahrungen in der Anwendung von Campusmanagementsystemen bzw. modernen Informationssystemen
  • Ausgeprägten Gestaltungs- und Entscheidungswillen in Bezug auf die serviceorientierte Ausrichtung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen
  • Umfassende Kenntnisse in der Anwendung von Standard-Bürosoftware (MS Office)
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2-Niveau)
  • Hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
  • Belastbare Erfahrungen im Konfliktmanagement, ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie interkulturelle Kompetenz
Unser Angebot
Wir bieten Ihnen eine offene Gesprächs- und Führungskultur, in der Diskussionen auf Augen­höhe geführt werden und neue Ideen stets willkommen sind. In einem zunehmend inter­nationaleren Umfeld sind Toleranz, Weltoffenheit und Diversität Teil unseres Führungs­ver­ständnisses. Zu unserem Angebot gehören ebenso eine strukturierte Einarbeitung sowie interessante Fort- und Weiterbildungsangebote. Gern unterstützen wir Sie bei der Suche nach Kinderbetreuungsmöglichkeiten.
Die OVGU schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit. Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Bewerbungen von Schwer­behinderten werden bei gleicher fachlicher Eignung und Leistung bevorzugt berücksichtigt.
*) Aufgrund der Bedeutung dieser Leitungsfunktion für die Universität erfolgt im Rahmen der befristungsrechtlichen Möglichkeiten vorerst eine Befristung bis zu zwei Jahren mit dem Zweck der Erprobung. Eine Entfristung wird angestrebt. Für interne Bewerberinnen und Bewerber mit unbefristetem Arbeitsverhältnis ist zunächst eine Übertragung der Leitungsfunktion auf Probe vorgesehen.
Für Rückfragen steht Ihnen der Kanzler der OVGU, Herr Dr. Jörg Wadzack, unter folgenden Kontaktdaten gern zur Verfügung: Telefon 0391/67-58503, E-Mail: kanzler@ovgu.de
Wir freuen uns über Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse), die Sie uns unter der Angabe der Referenz-Nr. 61/2018 bis zum 23. März 2018 an bewerbung@ovgu.de übermitteln.
OTTO-VON-GUERICKE-UNIVERSITÄT MAGDEBURG
Dezernat Personalwesen
Postfach 4120, 39016 Magdeburg
bewerbung@ovgu.de

Bewerbungsschluss: 23.03.2018