Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine 

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Der Fachbereich Liturgiewissenschaft und Sakramententheologie ist Teil des Instituts für Historische Theologie an der Katholisch-Theologischen Fakultät der Universität Wien. Am Fachbereich sind neben dem Fachvertreter (Professor) noch drei wissen­schaft­liche Mitarbeiter*innen tätig. Das Tätigkeitsfeld ist vielseitig und abwechslungsreich. Wir legen großen Wert auf ein kollegiales und harmonisches Arbeitsumfeld. Einen Einblick in unser Team und unsere Arbeitsbereiche erhalten Sie hier: https://lit-ktf.univie.ac.at

Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet. Es besteht allerdings die Möglichkeit, das Dienstverhältnis in beiderseitigem Einverständnis zu entfristen.

Das machen Sie konkret:

Sie erledigen die Aufgaben des Fachbereichssekretariats nach den Vorgaben des Fachbereichsleiters und in Koordination mit den Organisationsassistent:innen der anderen Fachereiche der Fakultät. Ihre Tätigkeit umfasst folgende Schwerpunkte:

• • Kommunikation: Sie kommunizieren als zentrale*r Ansprechpartner*in auf Englisch und Deutsch mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, außeruniversitär, Doktorand*innen, Studierende, etc.) und betreuen die Fachbereichswebsite.
  • Veranstaltungen: Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen (z.B. Exkursionen, Vorträgen und Symposien), einschließlich Abrechnungen.
  • Finanzen: Sie übernehmen die Abrechnungen des Fachbereichs, kontrollieren Ein- und Ausgänge des Fachbereichsbudgets und unterstützen bei der Budgetkontrolle.
  • Administration: Sie unterstützen den Fachbereichsleiter und die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Verwaltung ihrer Lehr- und Prüfungstätigkeiten sowie bei Publikationsprojekten. Sie sorgen für die administrative Begleitung von Drittmittelprojekten und die Bestellung von Bürobedarf für den Fachbereich. Sie helfen bei der fakultären administrativen Vertretungreglung mit.
  • Personal: Sie administrieren Recruitingprozesse sowie allgemeine Personalangelegenheiten und unterstützen bei der Abwesenheitsverwaltung (Zeitbeauftragte*r).

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeine oder berufsbildende höhere Schule (Matura/Fachmatura) oder kaufmännischer Lehrabschluss

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie hohe schriftliche und mündliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise

• Kommunikative und soziale Kompetenzen

• Bereitschaft zur Weiterbildung

Von Vorteil sind:

• Berufserfahrung in der Verwaltungsassistenz (vorzugsweise im wissenschaftlichen / universitären Kontext)

• Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwendungen (z.B. i3v, Typo3)

• Erfahrung mit E-Learning, insbesondere Moodle

• Erfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,20 (brutto, auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können. 

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte: 

Univ.-Prof. Dr. Hans-Jürgen Feulner  

hans-juergen.feulner@univie.ac.at

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Hans-Jürgen Feulner

hans-juergen.feulner@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 18.11.2025

Jetzt bewerben