Organisationsassistenz (w/m/d)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Organisationsassistenz (w/m/d)

evalag ist ein national und international tätiges Kompetenzzentrum für Qualitätsentwicklung im Hochschul- und Wissenschaftsbereich mit Sitz in der Metropolregion Rhein-Neckar.

Unser Angebotsspektrum umfasst die Koordination von nationalen und internationalen Begutachtungsverfahren (Akkreditierungen, Audits, Zertifizierungen, Evaluationen, Fördermittelvergabe) im Wissenschaftsbereich, Beratungen von Hochschulen und anderen wissenschaftlichen Einrichtungen zur Organisationsentwicklung sowie angewandte Hochschulforschung. Darüber hinaus ist evalag in der ressortübergreifenden Weiterbildungsoffensive der Landesregierung Baden-Württemberg „Weiter. mit.Bildung@BW“ als Teilprojektleitung eingebunden.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

• Mitarbeit an der inhaltlichen und organisatorischen Gesamtabwicklung von Begutachtungsverfahren und Projekten. Dies umfasst insbesondere:
  • Organisatorische Unterstützung unserer Referentinnen und Referenten (Back-Office- Funktion, Termin- und Reisemanagement, Kundendatenpflege)
  • Mitwirkung an der Erstellung und Anpassung von Projekt- und Verfahrensunterlagen (Verträge, Informationsmaterial u. ä.)
  • Kommunikation mit externen Stakeholdern und Kund:innen
  • Rechercheaufgaben
• Organisatorische Vorbereitung von Gremiensitzungen (u. a. Termin-/ Sitzungskoordination, Dokumentenversand)
• Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung

Voraussetzungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung (bspw. Kaufleute für Büromanagement, Reiseverkehr oder Organisation) oder abgeschlossenes (duales) Studium (Bachelor) (bspw. in den Geistes- oder Sozialwissenschaften, Psychologie, Medien-/ Kommunikationswissenschaften, Wirtschaftswissenschaften/Management o. a.)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, (sehr) gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Idealerweise Berufserfahrung und/oder Einblicke in Hochschulen oder den Wissenschaftsbereich (inkl. Akkreditierungsagenturen). Erfahrungen im Projektmanagement sind erwünscht.

Unsere Erwartungen an Sie:

• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Eigeninitiative;
• Interesse und Bereitschaft, sich in die von evalag bearbeiteten Themenfelder einzuarbeiten und Teil eines kleinen, heterogenen Teams zu werden;
• Eine sorgfältige und präzise Arbeitsweise und Organisationsgeschick;
• Zeit- und Selbstorganisationskompetenz;
• Professionalität in der internen und externen Kommunikation;
• Sicherer Umgang mit den Produkten des MS-Office-Pakets;
• Affinität zu digitalen Kollaborations- und Kommunikationstools.

Unser Angebot:

evalag bietet eine abwechslungsreiche Tätigkeit im Hochschul- und Wissenschaftsbereich mit der Sie Einblick in die Arbeit an Hochschulen und anderen wissenschaftsnahen Einrichtungen erhalten.

Wir ermöglichen weitestgehend orts- und zeitflexibles Arbeiten. Ab voraussichtlich Herbst 2023 stehen hochwertige Arbeitsplätze in der neuen Geschäftsstelle in der Heidelberger Bahnstadt zur Verfügung.

Sie erhalten Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Wir bieten eine Vergütung gemäß TV-L sowie die damit verbundenen Sonder- und Sozialleistungen nach den tariflichen Regelungen des Öffentlichen Dienstes inklusive einer betrieblichen Altersvorsorge über die VBL. Es bestehen Möglichkeiten zur Weiterbildung.

Die Stelle ist unbefristet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle; eine Besetzung in Teilzeit ist jedoch grundsätzlich möglich.

Ihre Bewerbung:

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Behinderung, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Geschlecht sowie sexueller Orientierung und Identität.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung per E-Mail (eine PDF-Datei inkl. aller Anlagen, max. 15 MB) unter Angabe der Ausschreibungsnummer OA 108-2023 bis zum 28. April 2023 z. Hd. des Verwaltungsleiters Alexander Chryssowergis. Gerne beantworten wir auch Ihre Fragen zur Ausschreibung: bewerbung@evalag.de

Die Vorstellungsgespräche finden ab dem 2. Mai 2023 statt.