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  • Referent (m/w/d) Digitalisierung | Einführung DMS

    02.05.2022 Universität zu Köln Köln Referent (m/w/d) Digitalisierung | Einführung DMS - Universität zu Köln - Logo
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Referent (m/w/d) Digitalisierung | Einführung DMS

Veröffentlicht am
02.05.2022
Bewerbungsfrist
29.05.2022
Vollzeit-Stelle
Universität zu Köln
Köln
Universität zu Köln
www.uni-koeln.de
Universitätsverwaltung

Referent:in (w/m/d) Digitalisierung | Einführung DMS

Stabsstelle 01 Informationstechnologie | Abteilung 15 Organisationsentwicklung
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Die Universität zu Köln ist eine der größten und forschungsstärksten Hochschulen Deutschlands mit einem vielfältigen Fächerangebot. Sie bietet mit ihren sechs Fakultäten und ihren interfakultären Zentren ein breites Spektrum wissenschaftlicher Disziplinen und international herausragender Profilbereiche, die die Verwaltung mit ihrer Dienstleistung unterstützt.
Im Kontext der digitalen Transformation der Hoch­schule führt die Universität zu Köln ein Dokumenten­managementsystem (DMS) als Basis für die elektronische Aktenführung ein. Als Referent:in Digitalisierung nehmen Sie die Rolle der Projektleitung zur Einführung des DMS wahr und sind Teil der Stabs­stelle Informationstechnologie und des Teams Organisationsentwicklung, der Inhouse-Beratung der Universität. Mit Ihrer Arbeit tragen Sie maßgeblich dazu bei, die Basis für eine zukunftsorientierte digitale Zusammen­arbeit an der Universität zu Köln zu schaffen. Nähere Informationen zur Abteilung Organisationsentwicklung und Einblick in unseren Arbeitsalltag finden Sie unter oe.uni-koeln.de.

IHRE AUFGABEN

  • Leitung des Projekts „Einsatzkonzeption und Einführung eines DMS“
  • Entwicklung des übergreifenden DMS-Einsatzszenarios (insb. elektronische Aktenführung, digitale Workflows und Antragsprozesse) in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und Ihren Kolleg:innen in der Stabsstelle Informationstechnologie und der Abteilung Organisationsentwicklung
  • Entwicklung und Customizing aktenübergreifender Rahmenregelungen und Metadaten für das DMS und den darin abgebildeten E-Akten (u. a. E-Aktenplan, Dokumenttypen, Rollen- / Rechte­konzept, Aufbewahrungsfristen)
  • Mitarbeit in verschiedenen E-Akten-Projekten (u. a. E-Studierendenakte, E-Drittmittelakte, E-Personalakte)
  • Steuerung und Ausbalancierung von fach- und IT-spezifischen Interessen unter Berücksichtigung unterschiedlicher Arbeitskulturen
  • Koordination von und Abstimmung mit allen Projekt-Stakeholdern
  • Planung und Umsetzung von Change Management Maßnahmen begleitend zur DMS Einführung
  • Beratung von Mitarbeitenden aus den Fach­ab­teilungen bei der Einführung elektronischer Akten
  • Aufbau der fachlichen Betreuung und Agieren als Multiplikator:in für die Weiterentwicklung des DMS an der UzK

IHR PROFIL

  • abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschul­studium (Master / Uni- Diplom)
  • fundierte und nachgewiesene Kompetenzen in den Bereichen Organisationsentwicklung und Management digitaler Technologien
  • fundierte Erfahrung in der Implementierung und fachlichen Betreuung von Dokumenten­management­systemen im Kontext elektronischer Aktenführung
  • mehrjährige Berufserfahrung in der Leitung von Projekten (idealerweise Digitalisierungsprojekten), sowie nachgewiesene Kenntnisse im (agilen) Prozess- und Change Management
  • Freude an der Arbeit im Team und am Kontakt mit anderen Organisationsmitgliedern
  • Motivation, die digitale Transformation der Verwaltung mitzugestalten
  • selbstständiges, analytisches und lösungs­orientiertes Arbeiten
  • sicheres Auftreten, überdurchschnittliche Kommunikations-, Moderations-, Verhandlungs- und Präsentationsfähigkeiten
  • Bereitschaft, sich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten
  • eine abgeschlossene Coaching- oder systemische Beratungs-Ausbildung ist von Vorteil

WIR BIETEN IHNEN

  • eine verantwortliche Tätigkeit mit großem Gestaltungs­potenzial und interessanten Perspektiven mit der Möglichkeit der dauerhaften Verstetigung
  • ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
  • Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • flexible Arbeitszeitmodelle, teilbare Vollzeitstellen
  • umfangreiches Weiterbildungsangebot
  • Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheits­managements
  • Teilnahme am Großkundenticket der KVB
  • Möglichkeit zur mobilen Arbeit
Die Stelle ist ab sofort in Vollzeit (39,83 Wochenstunden) zu besetzen. Sie ist bis 31.12.2026 befristet. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraus­setzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 13 TV-L.
Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Frauen sind besonders zur Bewerbung eingeladen und werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellten sind ebenfalls ausdrücklich erwünscht.
Bitte bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügten Nachweisen für die gesuchten Qualifikationen online unter: https://jobportal.uni-koeln.de. Die Kennziffer ist TUV2204-15. Die Bewerbungsfrist endet am 29.05.2022.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Dr. Hendrik Isdepski (+ 49 221 470- 4125; h.isdepski@verw.uni-koeln.de).
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