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Die Universität zu Köln ist eine der größten und forschungsstärksten Hochschulen Deutschlands mit einem vielfältigen Fächerangebot. Sie bietet mit ihren sechs Fakultäten und ihren interfakultären Zentren ein breites Spektrum wissenschaftlicher Disziplinen und international herausragender Profilbereiche, die die Verwaltung mit ihrer Dienstleistung unterstützt.
Im Kontext der digitalen Transformation der Hochschule führt die Universität zu Köln ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als Basis für die elektronische Aktenführung ein. Als Referent:in Digitalisierung nehmen Sie die Rolle der Projektleitung zur Einführung des DMS wahr und sind Teil der Stabsstelle Informationstechnologie und des Teams Organisationsentwicklung, der Inhouse-Beratung der Universität. Mit Ihrer Arbeit tragen Sie maßgeblich dazu bei, die Basis für eine zukunftsorientierte digitale Zusammenarbeit an der Universität zu Köln zu schaffen. Nähere Informationen zur Abteilung Organisationsentwicklung und Einblick in unseren Arbeitsalltag finden Sie unter
oe.uni-koeln.de.
IHRE AUFGABEN
Leitung des Projekts „Einsatzkonzeption und Einführung eines DMS“
Entwicklung des übergreifenden DMS-Einsatzszenarios (insb. elektronische Aktenführung, digitale Workflows und Antragsprozesse) in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und Ihren Kolleg:innen in der Stabsstelle Informationstechnologie und der Abteilung Organisationsentwicklung
Entwicklung und Customizing aktenübergreifender Rahmenregelungen und Metadaten für das DMS und den darin abgebildeten E-Akten (u. a. E-Aktenplan, Dokumenttypen, Rollen- / Rechtekonzept, Aufbewahrungsfristen)
Mitarbeit in verschiedenen E-Akten-Projekten (u. a. E-Studierendenakte, E-Drittmittelakte, E-Personalakte)
Steuerung und Ausbalancierung von fach- und IT-spezifischen Interessen unter Berücksichtigung unterschiedlicher Arbeitskulturen
Koordination von und Abstimmung mit allen Projekt-Stakeholdern
Planung und Umsetzung von Change Management Maßnahmen begleitend zur DMS Einführung
Beratung von Mitarbeitenden aus den Fachabteilungen bei der Einführung elektronischer Akten
Aufbau der fachlichen Betreuung und Agieren als Multiplikator:in für die Weiterentwicklung des DMS an der UzK
fundierte und nachgewiesene Kompetenzen in den Bereichen Organisationsentwicklung und Management digitaler Technologien
fundierte Erfahrung in der Implementierung und fachlichen Betreuung von Dokumentenmanagementsystemen im Kontext elektronischer Aktenführung
mehrjährige Berufserfahrung in der Leitung von Projekten (idealerweise Digitalisierungsprojekten), sowie nachgewiesene Kenntnisse im (agilen) Prozess- und Change Management
Freude an der Arbeit im Team und am Kontakt mit anderen Organisationsmitgliedern
Motivation, die digitale Transformation der Verwaltung mitzugestalten
selbstständiges, analytisches und lösungsorientiertes Arbeiten
sicheres Auftreten, überdurchschnittliche Kommunikations-, Moderations-, Verhandlungs- und Präsentationsfähigkeiten
Bereitschaft, sich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten
eine abgeschlossene Coaching- oder systemische Beratungs-Ausbildung ist von Vorteil
WIR BIETEN IHNEN
eine verantwortliche Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial und interessanten Perspektiven mit der Möglichkeit der dauerhaften Verstetigung
ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
Teilnahme am Großkundenticket der KVB
Möglichkeit zur mobilen Arbeit
Die Stelle ist ab sofort in Vollzeit (39,83 Wochenstunden) zu besetzen. Sie ist bis 31.12.2026 befristet. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 13 TV-L.
Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Frauen sind besonders zur Bewerbung eingeladen und werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellten sind ebenfalls ausdrücklich erwünscht.
Bitte bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügten Nachweisen für die gesuchten Qualifikationen online unter:
https://jobportal.uni-koeln.de. Die Kennziffer ist TUV2204-15. Die Bewerbungsfrist endet am 29.05.2022.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Dr. Hendrik Isdepski (+ 49 221 470- 4125;
h.isdepski@verw.uni-koeln.de).
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