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Wirtschaft, Management, Verwaltung Wissenschaftsmanagement Medien, Kommunikation, Informationsmanagement Assistent/in, Referent/in
Referent (m/w/d) Digitalisierung | Einführung DMS
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Bewerbungsfrist
Vollzeit-Stelle
Universität zu Köln
www.uni-koeln.de
www.uni-koeln.de
Universitätsverwaltung
Referent:in (w/m/d) Digitalisierung | Einführung DMS
Stabsstelle 01 Informationstechnologie | Abteilung 15 Organisationsentwicklung
Die Universität zu Köln ist eine der größten und forschungsstärksten Hochschulen Deutschlands mit einem vielfältigen Fächerangebot. Sie bietet mit ihren sechs Fakultäten und ihren interfakultären Zentren ein breites Spektrum wissenschaftlicher Disziplinen und international herausragender Profilbereiche, die die Verwaltung mit ihrer Dienstleistung unterstützt.
Im Kontext der digitalen Transformation der Hochschule führt die Universität zu Köln ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als Basis für die elektronische Aktenführung ein. Als Referent:in Digitalisierung nehmen Sie die Rolle der Projektleitung zur Einführung des DMS wahr und sind Teil der Stabsstelle Informationstechnologie und des Teams Organisationsentwicklung, der Inhouse-Beratung der Universität. Mit Ihrer Arbeit tragen Sie maßgeblich dazu bei, die Basis für eine zukunftsorientierte digitale Zusammenarbeit an der Universität zu Köln zu schaffen. Nähere Informationen zur Abteilung Organisationsentwicklung und Einblick in unseren Arbeitsalltag finden Sie unter
oe.uni-koeln.de.
IHRE AUFGABEN
- Leitung des Projekts „Einsatzkonzeption und Einführung eines DMS“
- Entwicklung des übergreifenden DMS-Einsatzszenarios (insb. elektronische Aktenführung, digitale Workflows und Antragsprozesse) in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und Ihren Kolleg:innen in der Stabsstelle Informationstechnologie und der Abteilung Organisationsentwicklung
- Entwicklung und Customizing aktenübergreifender Rahmenregelungen und Metadaten für das DMS und den darin abgebildeten E-Akten (u. a. E-Aktenplan, Dokumenttypen, Rollen- / Rechtekonzept, Aufbewahrungsfristen)
- Mitarbeit in verschiedenen E-Akten-Projekten (u. a. E-Studierendenakte, E-Drittmittelakte, E-Personalakte)
- Steuerung und Ausbalancierung von fach- und IT-spezifischen Interessen unter Berücksichtigung unterschiedlicher Arbeitskulturen
- Koordination von und Abstimmung mit allen Projekt-Stakeholdern
- Planung und Umsetzung von Change Management Maßnahmen begleitend zur DMS Einführung
- Beratung von Mitarbeitenden aus den Fachabteilungen bei der Einführung elektronischer Akten
- Aufbau der fachlichen Betreuung und Agieren als Multiplikator:in für die Weiterentwicklung des DMS an der UzK
IHR PROFIL
- abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master / Uni- Diplom)
- fundierte und nachgewiesene Kompetenzen in den Bereichen Organisationsentwicklung und Management digitaler Technologien
- fundierte Erfahrung in der Implementierung und fachlichen Betreuung von Dokumentenmanagementsystemen im Kontext elektronischer Aktenführung
- mehrjährige Berufserfahrung in der Leitung von Projekten (idealerweise Digitalisierungsprojekten), sowie nachgewiesene Kenntnisse im (agilen) Prozess- und Change Management
- Freude an der Arbeit im Team und am Kontakt mit anderen Organisationsmitgliedern
- Motivation, die digitale Transformation der Verwaltung mitzugestalten
- selbstständiges, analytisches und lösungsorientiertes Arbeiten
- sicheres Auftreten, überdurchschnittliche Kommunikations-, Moderations-, Verhandlungs- und Präsentationsfähigkeiten
- Bereitschaft, sich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten
- eine abgeschlossene Coaching- oder systemische Beratungs-Ausbildung ist von Vorteil
WIR BIETEN IHNEN
- eine verantwortliche Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial und interessanten Perspektiven mit der Möglichkeit der dauerhaften Verstetigung
- ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle, teilbare Vollzeitstellen
- umfangreiches Weiterbildungsangebot
- Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Teilnahme am Großkundenticket der KVB
- Möglichkeit zur mobilen Arbeit
