Vorzimmer des Vizepräsidenten

Vorzimmer des Vizepräsidenten

Aufgabengebiet

Sie unterstützen den Vizepräsidenten und die Referentin des Vizepräsidenten im operativen Tagesgeschäft. Das Tätigkeitsspektrum umfasst u. a. folgende Aufgaben:

• selbständig Termine für den Vizepräsidenten vorbereiten und koordinieren
• selbständig zu Themen in der Zuständigkeit des Vizepräsidenten recherchieren
• Postbearbeitung
• E‑Mail- und Telefonkommunikation
• Zuständigkeit für die interne und externe Korrespondenz
• Sitzungen sowie Sitzungs- und Besprechungsunterlagen vorbereiten
• Gäst:innen betreuen
• Akten führen, einschließlich Wiedervorlagen
• Dienstreisen beantragen bzw. organisieren sowie Reisekosten bearbeiten
• selbständige allgemeine Büroorganisation und -tätigkeiten

Einstellungsvoraussetzung

• abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder

• gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• fundierte EDV-Kenntnisse, insbesondere der MS Office-Standardprogramme, auch für das eigenständige Finalisieren von Texten und PowerPoint Präsentationen sowie Outlook
• Flexibilität und Technologieaffinität bei der Einführung und Anwendung vor allem papierloser Arbeitsabläufe und entsprechender Software
• gute Englischkenntnisse, auch für kleinere Übersetzungsarbeiten
• idealerweise Erfahrungen in einer vergleichbaren Position (z. B. Vorstandsbereich in einem Unternehmen oder in der öffentlichen Verwaltung)
• positive Ausstrahlung und sichere Umgangsformen, sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucks­vermögen
• hervorragendes Organisationsvermögen
• Durchsetzungsfähigkeit
• hohe kommunikative Kompetenz
• Loyalität und Freude am Umgang mit Menschen aus dem In- und Ausland
• ausgeprägte Eigenständigkeit in der Selbstorganisation und Priorisierung sowie Durchführung von Arbeitsvorgängen
• hohe Effizienz, auch unter Zeitdruck

Wir bieten Ihnen

• Sichere Vergütung nach Tarif
• Weiterbildungs­möglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Attraktive Lage
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• HVV-ProfiTicket und vieles mehr
• Gesundheits­management
• Beschäftigten-Laptop
• Mobiles Arbeiten
• Bildungsurlaub
• 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Universität Hamburg ist als Exzellenzuniversität eine der forschungsstärksten Universitäten Deutschlands. Mit ihrem Konzept der „Flagship University“ in der Metropol­region Hamburg pflegt sie innovative und kooperative Verbindungen zu wissenschaft­lichen und außerwissenschaftlichen Partnern. Sie produziert für den Standort – aber auch national und international – die zukunftsgerichteten gesellschaftlichen Güter Bildung, Erkenntnis und Austausch von Wissen unter dem Leitziel der Nachhaltigkeit. Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.