Kaufmännische Leitung (w/m/d) gesucht

Schwarzkopf-Stiftung Junges Europa

Über uns

Die überparteiliche Schwarzkopf-Stiftung Junges Europa wurde 1971 von Pauline Schwarzkopf gegründet. Die Vision der Schwarzkopf-Stiftung ist ein von jungen Menschen gestaltetes Europa der Offenheit, Solidarität und Demokratie. In Veranstaltungen, Bildungsangeboten und Jugendnetzwerken sowie mit Preisen und Stipendien bietet die Stiftung jungen Europäer*innen Möglichkeiten der Begegnung und des Austauschs, der persönlichen Entwicklung und der aktiven demokratischen Teilhabe.

Ihre Aufgaben

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt – idealerweise ab dem 01.09.2025 – suchen wir eine neue erfahrene kaufmännische Leitung in Vollzeit (38 Std./Woche), die unsere Organisation strategisch, administrativ und operativ mitgestaltet. Die Position verantwortet die Bereiche Finanzen, Personal, Büromanagement und IT sowie die Leitung des Administrationsteams.

Führung & Steuerung

·       Gesamtsteuerung und -leitung des Bereichs Administration (Finanzen, Personal, Büromanagement, IT) inkl. Budget-/Finanzplanung und -verantwortung

·       Fachliche Führung und Koordination des neunköpfigen Administrationsteams

·       Kontinuierliche Weiterentwicklung der administrativen Prozesse und Fachbereiche

·       Mitarbeit im Management-Team der Stiftung, das über programmübergreifende strategische, budgetäre und personelle Belange der Stiftung berät und entscheidet

Finanzen & Controlling

·       Verantwortung für Budget- und Liquiditätsplanung, Controlling, Vorbereitung der Buchhaltung und Jahresabschlüsse in Abstimmung mit der Geschäftsführung und den Programmleitungen

·       Erstellung und Koordination von Kosten- und Finanzierungsplänen für Drittmittelgeber, Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln auf nationaler und europäischer Ebene sowie Koordination des Spendenmanagements in Kooperation mit Geschäftsführung, Programmleitungen und Fundraising-Bereich

·       Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung

Personal & Organisation

·       Leitung des Personalbereichs in einer Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Betriebsrat und Team

·       Koordination von Vertragswesen, Datenschutz und Compliance

·       Gemeinsame Verantwortung mit der Geschäftsführung für die Organisationsentwicklung der Stiftung, unter anderem in den Bereichen Diversität und Inklusion in Kooperation mit der internen Arbeitsgruppe

Büromanagement & IT

·       Leitung des Büromanagements (inkl. Arbeitsschutz)

·       Leitung des IT-Bereichs in einer nicht-technischen Koordinierungsrolle

Ihr Profil

·       Abgeschlossenes Hochschulstudium in BWL, VWL, Public Management, öffentliche Verwaltung oder vergleichbare Qualifikationen

·       Umfangreiche und fundierte Erfahrungen in Finanzen, Controlling und Verwaltungsaufgaben, idealerweise im Non-Profit-Bereich

·       Kenntnisse der steuerlichen Rahmenbedingungen gemeinnütziger Organisationen sowie Erfahrung in der Akquise und Abrechnung von Drittmitteln

·       Erfahrung in der Leitung eines Teams von Vorteil

·       Freude an strategischer Verantwortung und wertschätzender Führung

·       Analytische Denkvermögen sowie strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

·       Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit

·       Kenntnisse in Deutsch (C2) und Englisch (C1) – Arbeitssprache ist Englisch

Ihre Vorteile

·       Eine leistungsgerechte und attraktive Vergütung

·       Eine entwicklungsorientierte Organisation in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld in Berlin-Mitte

·       Große Gestaltungsmöglichkeit in der strategischen Weiterentwicklung und Verwaltung einer etablierten und wirkungsvollen drittmittelfinanzierten Stiftung

·       Möglichkeiten zu mobil-flexiblen Arbeiten, Weiterbildungen und Supervision

·       30 Urlaubstage pro Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche sowie weitere arbeitsfreie Tage entsprechend den geltenden Betriebsvereinbarungen

Ihre Bewerbung

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt – vorzugweise ab 01.09.2025 – in Vollzeit (38 Std. pro Woche) zu besetzen. Arbeitsort ist Berlin. Eine strukturierte und begleitete Einarbeitungsphase ist vorgesehen.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religionszugehörigkeit, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität – und freuen uns insbesondere über Bewerbungen von Schwarzen Personen, People of Color, Menschen mit Rassismus-Erfahrung und / oder von Bewerber*innen mit Flucht- oder familiärer Migrationsgeschichte. 

Unsere Büroräume und Zugänge sind derzeit nicht komplett barrierefrei. Gerne kommen wir mit dir darüber ins Gespräch, was wir tun können, um noch vorhandene Barrieren abzubauen. 

Interessierte Personen richten ihre Bewerbungsunterlagen bitte als eine PDF-Datei (Motivationsschreiben, Lebenslauf ohne Foto, einschlägige ergänzende Dokumente und mögliches Einstiegsdatum) bis zum 20.07.2025 mit dem Betreff „Bewerbung Kaufmännische Leitung“ an applications@schwarzkopf-stiftung.de. An diese E-Mail-Adresse kannst du dich gerne auch bei Fragen wenden.

Interviews werden bei Bedarf auch vor Bewerbungsschluss stattfinden. Kosten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstehen, können wir leider nicht erstatten.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!