Projektmanager*in Digitalisierung - Fokus DMS-Einführung und digitale Vorgangsbearbeitung (EG 11 bis EG 13 TV-L) Folkwang Universität der Künste

Über uns

Die sieben Kunst- und Musikhochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen (NRW) suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen

Projektmanager*in Digitalisierung - Fokus DMS-Einführung und digitale Vorgangsbearbeitung (EG 11 bis EG 13 TV-L)

für die gemeinsame „Geschäftsstelle für IT und digitale Unterstützungsprozesse“ in Vollzeit und unbefristet.

Wer wir sind: Dein Team hinter den Kulissen

Die sieben Kunst- und Musikhochschulen in NRW sind Orte der Kreativität. Sie haben sich zusammengeschlossen, um einen Teil ihrer derzeitigen und künftigen Digitalisierungsvorhaben gemeinsam voranzubringen. Die gemeinsame „Geschäftsstelle für IT und digitale Unterstützungsprozesse“ (GDU) wurde gegründet, um die Transformation von IT und digitaler Verwaltung mitzugestalten, zu unterstützen und zu befähigen.

Deine Mission: Mehr als nur Software-Einführung

Du bist der strategische Kopf hinter der Einführung gemeinsamer Digitalisierungslösungen, wobei der Fokus zunächst auf einem gemeinsamen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) liegt. Eins ist uns besonders wichtig: Wir suchen keine reine „Verwaltung“ des Projekts, sondern eine treibende Kraft für den kulturellen Wandel.

_Strategisches Design: Du leitest das Verbundprojekt zur DMS-Einführung über sieben Hochschulen hinweg – von der ersten Analyse bis zum Roll-out.

_Innovatives Prozessdesign: Du nutzt innovatives Denken, um Verwaltungsprozesse (E-Akte, Workflows) nicht nur zu digitalisieren, sondern neu zu gestalten.

_Kulturwandel & Empowerment: Wir wollen von der reinen Digitalisierung zur umfassenden digitalen Transformation. Mit modernen Change-Methoden nimmst du die Menschen mit und machst aus Betroffenen Beteiligte.

_Vernetzung: Du moderierst zwischen den Hochschulen, identifizierst Synergien und baust eine lebendige Community of Practice auf.

_Transparenz: Du steuerst externe Partner und hältst unsere Stakeholder (Kanzler*innen, Lenkungskreis) immer auf dem Laufenden.

_Dienstleistersteuerung: Du koordinierst die Zusammenarbeit mit internen und externen Software-Partnern und überwachst die Einhaltung von Service-Level-Agreements.

Dein Profil: Analytisch scharf, menschlich gewinnend

Wir suchen eine Persönlichkeit mit starken analytischen Fähigkeiten – jemanden, der komplexe Probleme nicht nur löst, sondern abstrahiert und innovative Muster erkennt.

_Dein Fundament: Ein abgeschlossenes Masterstudium (Wirtschaftsinformatik, Verwaltungswissenschaften, Management o.ä.) oder vergleichbare Expertise durch langjährige Projekterfahrung.

_Deine Werkzeuge: Du beherrschst modernes (hybrides) Projektmanagement im Schlaf. Du verstehst die Standards, die der Notation BPMN 2.0 zugrunde liegen und kannst sie anwenden. Du behältst den Überblick in Projekten und über Projekte hinweg und bringst Struktur in komplexe Anforderungen.

_Dein Charisma: Du besitzt eine gewinnende Ausstrahlung und die Empathie, um als geschätzte_r Sparringspartner_in auf Augenhöhe Vertrauen aufzubauen und Widerstände in Mitgestaltung zu verwandeln.

_Dein Mindset: Du hast den Mut, Neues zu wagen, Fehler als Lernchance zu begreifen und arbeitest mit dem Ehrgeiz, echten gesellschaftlichen Mehrwert zu schaffen.

_IT-Affinität und Erfahrung: Du bringst ein tiefes fachliches Verständnis der einzusetzenden Systeme mit oder bist bereit und in der Lage, dieses zu entwickeln. Du hast idealerweise Erfahrung im öffentlichen Sektor oder Hochschulumfeld.

Wir bieten:

_Impact: Du gestaltest die digitale Zukunft der Kunst- und Musikhochschulen in NRW entscheidend mit.

_Flexibilität: Wir leben Vertrauen. Flexible Arbeitszeiten und großzügige Homeoffice-Optionen sind bei uns Standard.

_Kultur: Ein Arbeiten auf Augenhöhe in einem motivierten und dynamischen Team sowie ein kooperatives und respektvolles Miteinander.

_Sicherheit & Extras: Unbefristeter Vertrag nach TV-L (bis zu EG 13), betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Zugang zu einem inspirierenden kulturellen Netzwerk

Dienstort und Arbeitsplatz

Der Dienstort ist die Folkwang Universität der Künste in Essen. Zurzeit befinden sich die Büros der Geschäftsstelle am Campus Welterbe Zollverein. Neben der grundsätzlichen Möglichkeit der Remote-Tätigkeit ist eine Prüfung möglich, ob der Arbeitsplatz auch an einer der sechs anderen Kunst- und Musikhochschulen eingerichtet werden kann, so dass als weitere Standorte Detmold, Düsseldorf, Köln und Münster in Betracht kommen.

Allgemeine Hinweise zum Bewerbungsverfahren

Die Folkwang Universität der Künste zielt darauf, die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter und Lebensweisen zu fördern und Einstellungsverfahren diskriminierungssensibel umzusetzen. Wir möchten, dass sich gesellschaftliche Vielfalt an der Hochschule widerspiegelt und setzen uns für mehr Chancengerechtigkeit ein. Wir begrüßen Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Herkunft, Erscheinungsbild, Beeinträchtigung, sozialem Status, Religion, Alter, geschlechtlicher und sexueller Identität.

Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungs‐ und Arbeitsbereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, unter besonderer Berücksichtigung eines intersektionalen Ansatzes. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt.

Menschen mit Behinderung bzw. diesen Gleichgestellte im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die Folkwang Universität der Künste versteht sich als familienfreundliche Hochschule und fördert Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Leben.

Hinweis zum gendersensiblen Formulieren

Die Folkwang Universität der Künste nutzt den Gender-Stern und genderneutrale Formulierungen, um verschiedene Identitäten sprachlich einzuschließen.

Hinweis zum Datenschutz

Mit Ihrer Bewerbung erklären Sie sich einverstanden, dass Ihre personenbezogenen Daten vorübergehend gespeichert und zur Abwicklung des Bewerbungs- und ggf. eines Einstellungsverfahrens genutzt werden. Wir behandeln diese Daten mit größter Sorgfalt nach den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz.

Bewerbung

Bitte richten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einer einzigen PDF-Datei (ohne Bewerbungsfoto) bis zum 30.06.2026 an den Kanzler der Folkwang Universität der Künste und nutzen Sie hierzu das Online-Bewerbungsportal der Hochschule.

Das Vorstellungsverfahren findet voraussichtlich in der Zeit vom 08.07.2026 bis zum 07.08.2026 statt.