Administrative Mitarbeiter*in Doktoratszulassung

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n 

Administrative Mitarbeiter*in Doktoratszulassung

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und administrieren und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen an einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben in der Dienstleistungseinrichtung Forschungsservice und Nachwuchsförderung und seinen Projekten speziell in der Doktoratszulassung. Dabei arbeiten Sie mit einem Team aus internationalen Mitarbeiter*innen zusammen, in dem ein offenes Miteinander und persönliche Weiterentwicklung großgeschrieben werden.

Die Stelle ist unbefristet.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung begreift sich als zentrale Dienstleistungseinrichtung für die Forschenden der Universität Wien und serviciert als solche den wissenschaftlichen Nachwuchs ebenso wie bereits etablierte Wissenschafter*innen. Die Doktoratszulassung ist ein wichtiger Baustein einer qualitätsorientierten Aufnahme und Auswahl von Doktorand*innen und liegt im Aufgabenbereich der DLE. 

Das machen Sie konkret:

• Sie gestalten und administrieren den Zulassungsprozess zum Doktoratsstudium inklusive formaler Antragsprüfung und Bescheiderstellung (auch in Hinblick auf die technischen Tools).
• Sie koordinieren die Kommunikation und das Zusammenspiel der (internen und externen) Akteur*innen im Zulassungsprozess. 
• Sie übernehmen selbständig die Organisation der diversen Veranstaltungen der DLE (Workshops, Informationsevents, etc.).
• Sie sind mitverantwortlich dafür, dass Doktorand*innen sich an der Universität Wien willkommen und gut informiert fühlen. Dazu sammeln und bündeln Sie Informationen und präsentieren diese zeitgemäß.
• Sie arbeiten in der DLE im Team der Nachwuchsförderung in diversen Projekten mit.

Das ist Ihr Profil:

• Sie haben ein universitäres Studium abgeschlossen.
• Sie verfügen über Kenntnisse, was die gesetzlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen der Doktoratszulassung an der Universität Wien angeht.
• Sie konnten idealerweise bereits Erfahrungen im universitären Hochschulmanagement (Antragsabwicklung) und mit diversen universitätsinternen Datenbanken (i3V, Doxis) sammeln.
• Sie sind vertraut mit der Beurteilung von internationalen Studienabschlüssen.
• Sie haben Erfahrung in der Beratung von Studieninteressierten im Bereich Doktorat.
• Sie sind erfahren in der Organisation von Veranstaltungen.
• Sie sind gleichermaßen versiert im sprachlichen Ausdruck in Englisch und Deutsch.
• Sie verfügen über sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und bringen ausgezeichneten MS Office Kenntnisse mit.
• Organisationstalent, Flexibilität und Selbständigkeit sind Teil Ihrer Persönlichkeit.
• Sie arbeiten gerne in Teams und moderieren ausgleichend zwischen unterschiedlichen Interessen, um bestmögliche Lösungen zu finden.
• Sie haben Freude daran, Prozesse kritisch zu hinterfragen und deren Optimierung mitzugestalten.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können teilweise auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.450,30 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Studium, Diplom, etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Lisette Schmidt

lisette.schmidt@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

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Bewerbungsfrist: 15.02.2026

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