Assistent*in Abteilung Sportkurse Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Assistent*in Abteilung Sportkurse

Das Universitässportinstitut Wien ist für den freiwilligen Hochschulsport im Raum Wien und Umgebung zuständig und in diesem Bereich mit über 50.000 Inskriptionen pro Jahr die größte Einrichtung Österreichs. Wenn Sie gerne organisieren, koordinieren und Probleme lösen und das am liebsten in einem universitären, sportlichen und innovativen Umfeld, dann freuen wir uns sehr über Ihre Bewerbung. Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Assistent*in der Abteilung Sportkurse führen Sie alle Aufgaben rund um die Organisation und Administration von USI Sportkursen eigenverantwortlich durch. 

Das USI Wien organisiert rund 1200 Kurse an verschiedenen Standorten in ganz Wien, die von über 300 Kursleiter*innen und Instruktor*innen abgehalten werden.

Ihr Arbeitsplatz befindet sich im USZ 2, Auf der Schmelz 6a, 1150 Wien. Die ausgeschriebene Stelle hat ein Stundenausmaß von 20 Wochenstunden und ist vorerst auf 1 Jahr befristet. Die Übernahme in ein unbefristetes Dienstverhältnis ist möglich und erwünscht. 

Das machen Sie konkret

Ihr Hauptaufgabengebiet umfasst die Organisation und Administration der USI Sportkurse. Hierbei arbeiten Sie eng mit den Abteilungsleiter*innen für den Bereich Sportkurse zusammen. 
Konkret bedeutet das, Sie

• koordinieren und kontrollieren die angebotenen USI-Sportkurse hinsichtlich Termin, Raum, Preis, Teilnehmer*innen und eingesetzen Lehrer*innen.
• sind verantwortlich für die Datenpflege und -verwaltung von Kurs-, Lehrer*innen- und Teilnehmer*innendaten.
• berechnen Honorare und bereiten Verträge vor.
• machen die Abrechnung von Veranstaltungen und kümmern sich ggf. um Absagen oder Änderungen. 
• führen An-, Um- und Abmeldungen teilweise inkl. Inkasso der Kursbeiträge durch.
• kümmern sich um die Terminkoordination der Bewerbungsgespräche mit neuen Kursleiter*innen.

Außerdem beantworten Sie Anfragen von Teilnehmer*innen und Lehrer*innen persönlich im Servicecenter, telefonisch oder per E-mail und sind verantwortlich für eine Handkassa inkl. Abrechnung und Kassabuch.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie haben vorzugsweise erste relevante Berufserfahrung im Assistenzbereich.
• Sie haben eine allgemein bildende höhere Schule oder eine berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule abgeschlossen.
• Sie bringen ausgezeichnete MS Office Kenntnisse mit.
• Sie verfügen über exzellente Deutschkenntnissse (C2) und gute Englischkenntnisse (B2) in Wort und Schrift.
• Darüber hinaus wäre Erfahrung mit der Lernplattform Moodle wünschenswert.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten, sportlichen Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.620,1 für 40 Stunden erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Zeugnisse Ihrer abgeschlossenen Ausbildungen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Peter Ankner

peter.ankner@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 11.09.2026

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