Drittmittelreferent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon rund 7.500 sind in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine 

Drittmittelreferent*in

Wenn Sie gerne kommunizieren, strukturieren und organisieren, am liebsten in spannenden Projekten arbeiten und immer wieder gerne Neues kennenlernen, dann willkommen in unserem Team! Denn bei uns arbeiten Menschen, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Institut für Wirtschafts- und Sozialgeschichte (WISO) betreibt in integrativer Form Forschung und Lehre in Wirtschafts- Sozial- und Kulturgeschichte sowie - im Verbund mit den anderen historischen Instituten - Geschichtsvermittlung. Es untersucht und lehrt wirtschaftliche, soziale und kulturelle Entwicklungen im globalen, nationalen, regionalen und lokalen Rahmen bis zur Gegenwart. Wir sind ein dynamisches Team und beherbergen zahlreiche von nationalen und internationalen Fördergebern wie FWF, Jubiläumsfonds und EU-Programmen finanzierte Drittmittelprojekte. 

Diese Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, mit Option auf Entfristung bei beidseitigem Einverständnis.

Das machen Sie konkret:

•    Sie übernehmen die administrative Koordination und Betreuung der am Institut laufenden Drittmittelprojekte und unterstützen die ProjektleiterInnen und – mitarbeiterInnen vom von der Antragsphase bis zum Projektabschluss
•    Sie koordinieren wissenschaftliche Veranstaltungen am Institut und unterstützen den öffentlichen Auftritt des Instituts
•    Darüber hinaus unterstützen Sie den Vorstand bei verschiedenen organisatorischen Aufgaben und gestalten aktiv die Weiterentwicklung des Instituts mit.

Aufgaben im Bereich Drittmittel
•    Koordination der Drittmittelaktivitäten am Institut, sowie Abstimmung mit dem Drittmittelreferat am Dekanat und DLE Forschungsservice
•    Unterstützung der ProjektleiterInnen und -mitarbeiterInnen in der administrativen Umsetzung von Projektbeginn bis – ende
•    Selbständige und eigenverantwortliche Organisation der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich am Institut (Budget- und Personalagenden)
•    Eigenverantwortliche Rechnungsabwicklung und Budgetkontrolle sowie Vorbereitung von Zwischen- und Endberichten
•    Unterstützung der ProjektmitarbeiterInnen bei Formalitäten in Bezug auf Personalagenden (wie Urlaube, Dienstreisen) und Unterstützung der Projektleitung bei der Aufnahme neuer ProjektmitarbeiterInnen
•    Schnittstelle zwischen Institut und inneruniversitären (Fakultät, Personalabteilung, Finanzwesen, …usw.) und außeruniversitären Stellen (Fördergeber und Projektpartner)
•    Betreuung der Webauftritte und Öffentlichkeitsarbeit für Drittmittelprojekten 

Aufgaben im Bereich Veranstaltungskoordination
•    Eigenverantwortliche Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen des Instituts (Kolloquium, Vorträge, Workshops, Konferenzen) inklusive Terminkoordination, Erstellung von Programm, Flyer, Plakaten, Raumbuchung, Verpflegung, Kommunikation mit TeilnehmerInnen, Hotelbuchung und Abrechnung
•    Allgemeine Institutsagenden 

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

•    Berufserfahrung in Büroorganisation und Buchhaltung (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
•    Optimalerweise abgeschlossenes BA-Studium
•    Sehr gute MS Office Kenntnisse, Kenntnisse von SAP, Typo3 und Grafikprogrammen von Vorteil
•    Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
•    Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
•    Teamfähigkeit sowie ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

•    Ein freundliches, kooperatives Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien.
•    Flexible Arbeitszeiten in Absprache mit dem Vorstand.
•    Laufende kostenlose Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
•    Sozialleistungen der Universität Wien.
•    Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.071,30 (brutto, auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können. 
•    Chancengleichheit für alle: Wir freuen uns über jede neue Persönlichkeit, die unser Team bereichert!

So einfach bewerben Sie sich:

•    Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
•    Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (Matura, Studium etc.)
•    Allenfalls ergänzende Zertifikate 
•    Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Univ.-Prof. Christian De Vito, PhD

christian.de.vito@univie.ac.at 

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 26.01.2026

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