Institutskoordinator*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Institutskoordinator*in

Sie verfügen über sehr gute organisatorische Fähigkeiten, arbeiten gerne selbständig und eigeninitiativ und behalten stets den Überblick? Dann gibt es eine passende Stelle für Sie in einem motivierten Team am Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft!

Ihr persönlicher Wirkungsraum

Das Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft, eine Subeinheit der Fakultät für Sozialwissenschaften der Universität Wien, zählt zu den größten und forschungsstärksten kommunikationswissenschaftlichen Instituten weltweit. Hier gelangt eine Stelle als Institutskoordinator*in zur Ausschreibung. Als Institutskoordinator*in befassen Sie sich mit dem gesamten operativen Bereich am Institut für Publizistik- und Kommunikationswissenschaft und bilden die Schnittstelle zwischen allgemeinem und wissenschaftlichem Personal, zur Institutsleitung, dem Dekanat der Fakultät für Sozialwissenschaften sowie den Dienstleistungseinrichtungen der Universität Wien.

Das machen Sie konkret

Schwerpunkt Personal und Raumkoordination

• Sie koordinieren alle Personalagenden und unterstützen die Institutsleitung bei einer vorausschauenden Personalplanung.
• Sie sind in Absprache mit der Institutsleitung maßgeblich für die Raumplanung an den Institutsstandorten verantwortlich.
• Sie organisieren und begleiten den Auswahlprozess sowie in weiterer Folge den Recruiting- und Onboardingprozess bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen in Absprache mit der Institutsleitung bzw. den jeweils zuständigen Professuren.
• Sie koordinieren die Arbeit des allgemeinen Personals am Institut und übernehmen die fachliche Anleitung (u.a. Personaleinsatz, Auslastung, Vertretungsregelungen), die Einschulung neuer Kolleg*innen sowie Planung von Schulungs- bzw. Personalentwicklungsmaßnahmen für das allgemeine Universitätspersonal.
• Sie übernehmen die Funktionen als Zeit- und Reisebeauftragte*r für das Institut.

Schwerpunkt Institutsorganisation

• Sie arbeiten laufend an der Optimierung der administrativen Geschäftsprozesse am Institut.
• Sie unterstützen die Institutsleitung bei der strategischen Planung/Ausrichtung des Instituts (Budget, Ressourcen, interne und externe Kommunikation sowie internationale Vernetzung) und sind für die Organisation der Erhebung der für die Entscheidungen der Leitung erforderlichen Informationen und des Berichtswesens zuständig.
• Sie unterstützen die Planung und das Controlling des Institutsbudgets, eruieren den Bedarf an und budgetieren Investitionsvorhaben für das Institut und koordinieren deren Umsetzung sowie die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel.

Schwerpunkt wissenschaftliches Projektmanagement und Kommunikation

• Sie fungieren als zentrale Ansprechperson für die Drittmittelverwaltung auf der Ebene der Subeinheit und sind die Schnittstelle zum Drittmittelsupport der Fakultät sowie der DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung.
• Sie kümmern sich eigenverantwortlich darum, dass aktuelle Informationen zu Fördergebern, Drittmittelanträgen, (nationalen wie internationalen) Calls und Ausschreibungen systematisch für alle Mitarbeiter*innen des Instituts aufbereitet werden.
• Sie gewährleisten einen reibungslosen Ablauf der internen Kommunikation (Schnittstelle zum Dekanat und Dienstleistungseinrichtungen der Universität) und sind für die Organisation und Weiterentwicklung der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts zuständig.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit

• Bachelor-Abschluss, alternativ kaufmännische Ausbildung mit relevanter Vorerfahrung und Zusatzausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management bzw. Koordinationstätigkeit wird erwartet, wobei Erfahrung im universitären Umfeld von Vorteil ist
• Hervorragende Deutsch- und Englisch-Kenntnisse werden vorausgesetzt, da die Arbeitssprachen des Instituts Deutsch und Englisch sind
• Profunde IT-Kenntnisse
• Exzellente MS Office-Kenntnisse
• Erfahrung im Umgang mit SAP und Content Management-Systemen (z.B. TYPO 3)
• Selbständiger, strukturierter und proaktiver Arbeitsstil
• Sie sind ein*e „mitdenkende*r“ Teamplayer*in: Da das Administrationsteam aus rund zehn Personen besteht, ist interne Koordination essentiell.
• Eigenverantwortung: Wir freuen uns auf Persönlichkeiten mit Weitblick, die serviceorientiert und verlässlich sind, Probleme frühzeitig erkennen, gerne nach Lösungen suchen, über eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz verfügen und idealerweise Interesse an einer längerfristigen Zusammenarbeit haben.
• Bereitschaft, die internen Weiterbildungsmöglichkeiten der Universität zu nützen

Was wir bieten

Work-Life-Balance

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Arbeit nach Vereinbarung auch remote (maximal 50% der Arbeitszeit) zu verrichten.

Inspirierendes Arbeitsklima

Ein erfahrenes, konstantes Team im administrativen Bereich und international ausgerichtetes Institut mit exzellenter Infrastruktur und angenehmer Arbeitsatmosphäre.

Wertschätzende Team-Kultur

Als Team treffen wir uns regelmäßig zum Austausch für Team-Meetings und diverse Aktivitäten (Team-Ausflug, Weihnachtsfeier, etc.).

Exzellente öffentliche Anbindung

Einen attraktiven Arbeitsplatz im Herzen von Wien, der mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar ist.

Interne Weiterbildung und Coaching

Die Universität Wien bietet eine große Auswahl an Möglichkeiten zur internen Weiterbildung und persönlichen Kompetenzerweiterung.

Vertrag und faires Gehalt: Das Brutto-Grundgehalt für die ausgeschriebene Position im Ausmaß von 100% beträgt derzeit (2026) in der Verwendungsgruppe IIIb des Gehaltsschemas für das allgemeine Universitätspersonal monatlich € 3.131,30 (basierend auf Vollzeit) und wird 14x pro Jahr ausbezahlt. Das Grundgehalt kann sich erhöhen, wenn wir tätigkeitsbezogene Vorerfahrungen anrechnen können.

Der Vertrag im Ausmaß von 40h/Woche ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine Entfristung ist in beiderseitigem Einvernehmen möglich und wird ausdrücklich angestrebt.

So einfach bewerben Sie sich

• Mit einem Motivationsschreiben (maximal eine Seite)
• Mit Ihrem Lebenslauf
• Mit dem Abschlusszeugnis Ihrer jeweiligen Qualifikation (Lehrabschluss, Matura, Studium)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte

Meike Müller

meike.mueller@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 26.10.2026

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