Institutsreferent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Institutsreferent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Institut für Organische Chemie ist Teil der Fakultät für Chemie der Universität Wien. Am Institut sind acht Arbeitsgruppen und ca. 100 wissenschaftliche, technische und administrative Mitarbeiter*innen tätig. Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, mit der Möglichkeit, das Dienstverhältnis in beiderseitigem Einverständnis zu entfristen.

Das machen Sie konkret:

Sie erledigen die Aufgaben des Institutssekretariats nach den Vorgaben des Institutsvorstands und in Koordination mit den Organisationsassistent*innen der Arbeitsgruppen. Ihre Tätigkeit umfasst folgende Schwerpunkte:

• Kommunikation: Sie kommunizieren als zentrale*r Ansprechpartner*in auf Englisch und Deutsch mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.) und betreuen die Institutswebsite.
• Events: Sie organisieren Meetings, Informationsveranstaltungen, Vorträge und Symposien, einschließlich Abrechnung und Protokollführung.
• Finanzen: Sie kontrollieren Ein- und Ausgänge des Institutsbudgets (Rechnungsprüfer*in) und unterstützen bei der Budgetplanung und -kontrolle.
• Administration: Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Verwaltung ihrer Lehr- und Prüfungstätigkeiten. Sie sorgen für die administrative Begleitung von Drittmittelprojekten und die Bestellung von Bürobedarf für das Institut.
• Personal: Sie administrieren den Recruitingprozess sowie allgemeine Personalangelegenheiten und unterstützen bei der Abwesenheitsverwaltung (Zeitbeauftragte*r).

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeine oder berufsbildende höhere Schule (Matura/Fachmatura) oder kaufmännischer Lehrabschluss
• Berufserfahrung im Assistenzbereich (vorzugsweise im wissenschaftlichen / universitären Kontext)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Organisationsfähigkeit und Prioritätensetzung
• Kommunikatives Talent und soziale Kompetenz
• Fähigkeit selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Von Vorteil sind Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwendungen (i3v, Typo3, SAP Fiori)

Das bieten wir Ihnen:

• Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können nach Absprache auch teilweise im Home-Office arbeiten.
• Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams.
• Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.
• Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu erweitern. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot!
• Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,20 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können. Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, mit der Möglichkeit, das Dienstverhältnis in beiderseitigem Einverständnis zu entfristen.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Maturazeugnis, etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Davide Bonifazi

davide.bonifazi@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 21.10.2025

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