Koordinator*in mit Schwerpunkt Drittmittelsupport und Organisation Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Koordinator*in mit Schwerpunkt Drittmittelsupport und Organisation

Sie verfügen über sehr gute organisatorische Fähigkeiten, arbeiten gerne selbständig und eigeninitiativ und behalten stets den Überblick? Dann gibt es eine passende Stelle für Sie in einem motivierten Team am Institut für Soziologie!

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Koordinator*in befassen Sie sich mit dem operativen Bereich am Institut für Soziologie, einer Subeinheit der Fakultät für Sozialwissenschaften. Sie übernehmen in engem Austausch mit den Kolleg*innen im administrativen Team des Instituts für Soziologie zentrale Aufgaben in den Bereichen Drittmittel und Organisation. Weiters unterstützen Sie ein wissenschaftliches Team bei der Administration des Forschungsbetriebs.

Das machen Sie konkret:

Schwerpunkt Drittmittelsupport

• Sie koordinieren die Drittmittelaktivitäten am Institut.
• Sie unterstützen die Projektleitungen bei der Beantragung und administrativen Umsetzung von Forschungsprojekten von Projektbeginn bis -ende.
• Sie organisieren Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich (Budget- und Personalagenden, Kommunikation mit Fördergeber*innen, Projektpartner*innen und inneruniversitär mit Dekanat, Personal- und Finanzabteilung).

Schwerpunkt Organisation

• Sie koordinieren und organisieren (wissenschaftliche) Veranstaltungen und Meetings des Instituts.
• Zudem unterstützen Sie ein wissenschaftliches Team im Forschungsbetrieb, bei der Personalaufnahme und -administration und fungieren als Schnittstelle zwischen wissenschaftlichem Team und Universitätsadministration bzw. externen Organisationen.
• Sie gestalten und aktualisieren die Website des Instituts, der Projekte und des wissenschaftlichen Teams sowie die internen Wiki-Seiten des Instituts.
• Sie beteiligen sich an der Optimierung der administrativen Prozesse am Institut.
• Weitere allgemeine Institutsagenden und die Vertretung von Kolleg*innen zählen ebenfalls zu Ihren Tätigkeiten.

Das gehört zu Ihren persönlichen Kenntnissen:

• Bachelor-Abschluss oder relevante Vorerfahrung/Zusatzausbildung
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im universitären Kontext)
• Kaufmännische, fachliche und organisatorische Kenntnisse
• Erfahrung im Personal- und/oder Projektmanagement von Vorteil
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse (insb. Word und Excel)
• Exzellente Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Erfahrung mit SAP und Typo3 ist von Vorteil
• Erfahrungen im Hochschulsektor bzw. Kenntnisse der universitären Strukturen von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind Teamplayer*in und haben hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Sie sind daran interessiert, sich regelmäßig weiterzubilden.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten und sehr freundlichen Administrationsteams.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.131,30 (auf Vollzeitbasis) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnisse Ihrer Qualifikationen (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Dienstzeugnisse 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Susanne Lesk

susanne.lesk@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 31.07.2026

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