Koordinator*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft, davon ca. 3.000 in der Administration und Organisation. Sie arbeiten transparent, präzise und schätzen den Austausch zwischen Fachbereichen und Arbeitskulturen. Mit ihrer Kompetenz tragen sie dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Fühlen Sie sich angesprochen? Wir suchen einen*eine

Koordinator*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und sich mit Studienplänen und inhaltlichen betriebswirtschaftlichen Themenbereichen auseinandersetzen, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Koordinator*in für Anerkennungen unterstützen Sie die Studienprogrammleitung Wirtschaftswissenschaften, das Team des StudienServiceCenters, das Dekanat im Geschäftsbereich Lehre, sowie die Institute in einem vielfältigen und verantwortungsvollen Aufgabenportfolio im Zusammenhang mit der Lehre. Gemeinsam arbeiten wir daran, Lehre und Studium qualitätsvoll weiterzuentwickeln und einen positiven Beitrag für die Gesellschaft zu leisten. Sie erwartet eine offene und wertschätzende Arbeitsatmosphäre, in der Austausch, Diversität und professionelles Arbeiten mit Gestaltungsspielraum gelebt werden.

Die Stelle ist zunächst befristet; bei guter Zusammenarbeit ist die Fakultät jedoch an einer längerfristigen Beschäftigung interessiert.

Das machen Sie konkret:

• Fachliche Entscheidung unter der Fachaufsicht der Studienprogrammleitung im Bereich Äquivalenzen und Anerkennungen externer und internationaler wirtschaftswissenschaftlicher Lehrveranstaltungen
• Prüfung, Aufbereitung und Dokumentation extern erbrachter Studienleistungen
• Operative Abwicklung und Koordination der Studienzulassung für alle fakultären Studiengänge in enger Abstimmung mit den zuständigen Stellen
• Enge Zusammenarbeit mit der SPL, dem SSC, dem Dekanat sowie weiteren universitären und fakultären Schnittstellen
• Integration der Entscheidungsparameter in die Spruchpraxisdatenbank

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Muss-Kriterien:

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftswissenschaften oder äquivalent (jedenfalls Bachelorabschluss)
• Breites Fachwissen in den wirtschaftswissenschaftlichen Kernbereichen
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (jeweils mind. B2 lt. CEFR)
• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen bzw. universitären Kontext)
• Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (insbesondere MS Word, Excel und PowerPoint)
• Fähigkeit, komplexe Aufgaben selbstständig zu lösen
• Ausgeprägte Diversitätskompetenz
• Hohe Teamfähigkeit
• Fähigkeit zu eigenständigem Arbeiten

Soll-Kriterien:

• Kenntnisse universitärer Verwaltungsabläufe
• Kenntnisse über die angebotenen Studiengänge der Fakultät
• Kenntnisse universitätsspezifischer EDV-Systeme (z. B. i3v, Typo3) von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil:

Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, strukturiert und serviceorientiert. Sie behalten auch bei komplexen Fragestellungen den Überblick, treffen gerne Entscheidungen und verstehen sich als verlässliche Schnittstelle zwischen Studierenden, Studienprogrammleitung und Verwaltung. Als Teamplayer*in verfügen Sie über eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz und agieren lösungsorientiert.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt (auf Vollzeitbasis) von EUR 3.131,3  erhöht sich entsprechend der anrechenbaren Berufserfahrung

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Björn Theden  

bjoern.theden@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 03.05.2026

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