Organisationsassistent*in am Institut für Politikwissenschaft Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n 

Organisationsassistent*in am Institut für Politikwissenschaft

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren, den Überblick behalten und das am liebsten in einem gesellschaftlich relevanten und facettenreichen Tätigkeitsfeld, dann willkommen im Team des Instituts für Politikwissenschaft! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, deren Expertise zur Beantwortung der drängendsten Fragen der heutigen Zeit beiträgt. Ihre Arbeit unterstützt diese fundierten Inhalte organisatorisch, und zwar an einem Ort, an dem Austausch und Wertschätzung großgeschrieben werden.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie unterstützen die Instituts- und Forschungsverwaltung des Instituts für Politikwissenschaft, eine Subeinheit der Fakultät für Sozialwissenschaften, und insbesondere der Forschungsgruppe Zeitgenössische Solidaritätsstudien (CeSCoS). Dabei führen Sie Verwaltungsaufgaben rund um Personal und Budget eigenständig durch und unterstützen die organisatorische Abwicklung von Forschungsprojekten sowie die administrative Koordination innerhalb der Forschungsgruppe. Darüber hinaus wirken Sie bei der Pflege der Website, der Aufbereitung von Informationsmaterialien und der Kommunikation von Aktivitäten der Forschungsgruppe mit. Ihre Aufgabenbereiche umfassen eine abwechslungsreiche Bandbreite administrativer und organisatorischer Tätigkeiten und bieten die Möglichkeit, die Arbeit einer international vernetzten Forschungsgruppe aktiv zu unterstützen.

Was uns als Team besonders wichtig ist, ist ein freundlicher und respektvoller Umgang miteinander sowie einander Räume für die Verwirklichung eigenständiger und innovativer Ideen zu geben.

Die Position ist zunächst auf den Zeitraum eines Jahres befristet. Es besteht die Möglichkeit, das Dienstverhältnis in beiderseitigem Einvernehmen zu entfristen.

Das machen Sie konkret:

Selbstständige Unterstützung in der Instituts- und Forschungsverwaltung und insbesondere bei den Aktivitäten der Forschungsgruppe CeSCoS (Zeitgenössische Solidaritätsstudien) in Form von:

• Organisation und administrative Betreuung von Veranstaltungen und Workshops
• Pflege und laufende Betreuung der Website des Forschungsbereichs sowie Unterstützung bei der Kommunikation von Aktivitäten und Forschungsergebnissen
• Eigenständige Rechnungsabwicklung und Unterstützung bei der Verwaltung von Budgetmitteln
• Administrative Mitarbeit bei Forschungsanträgen, insbesondere bei der Erstellung von Finanzplänen und administrativen Unterlagen
• Organisatorische Betreuung von Research Fellows und Gastwissenschaftler*innen
• Administrative Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen des Forschungsbereichs in Personal-, Reise- und Beschaffungsangelegenheiten
• Allgemeine organisatorische und administrative Koordination von Abläufen innerhalb des Forschungsbereichs

Darüber hinaus Mitarbeit im Team der Instituts- und Forschungsverwaltung bei:

• Personalagenden (Administration von Stellenausschreibungen und Besetzungen, Abwesenheitsanträge etc.)
• Finanzagenden (Rechnungsabwicklung, Rechnungsprüfung, Administration von Werkverträgen, Refundierungen etc.)
• Infrastrukturagenden (Datenpflege der Raumbelegungsübersicht, Koordination und Hilfestellung bei der Bereitstellung von Arbeitsplätzen, Beauftragung von Reparaturen und Instandhaltung etc.)
• Allgemeinen Sekretariatsaufgaben
• Aufgaben im Rahmen der Vertretungsregelungen im Team

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Matura
• Exzellente Englischkenntnisse (wird beim Bewerbungsgespräch in Wort und Schrift getestet)
• Exzellente Deutschkenntnisse
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Selbstständiger und strukturierter Arbeitsstil
• Hohes Engagement, Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit, Teamorientierung und Lernbereitschaft
• Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office)
• Erwünscht/ von Vorteil ist:
  • Administrative Projekterfahrung
  • Erfahrungen im Design von Websites und wissenschaftlicher Kommunikation und Dissemination
  • Kenntnis von/ Berufserfahrung mit budgetrelevanten Agenden
  • Kenntnis von TYPO3 und SAP
  • Kenntnis der universitären Strukturen und Abläufe

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Dienstzeugnissen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Esther Linton-Kubelka

esther.linton-kubelka@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Kolleg*innen in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

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Bewerbungsfrist: 08.07.2026

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