Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen tragen mit ihrer Expertise in Administration und Organisation dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Sie wissen wie und wo sie am besten arbeiten können. Flexibel, remote, mit dem Freiraum, den sie brauchen, um ihr Potential zu entfalten. Sie wissen es auch? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Die Stelle ist auf ein Jahr befristet mit der Option, das Arbeitsverhältnis nach Ablauf der Befristung in beidseitigem Einverständnis in ein dauerhaftes Dienstverhältnis umzuwandeln.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Der Aufgabenbereich der Stelle umfasst die Betreuung der allgemeinen  Sekretariatsagenden der Professur für Politische Philosophie und Sozialphilosophie von Univ.-Prof. Dr. Hans Bernhard Schmid sowie der zugeordneten wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen. Dies bedeutet vor allem die administrative Unterstützung bei anfallenden Aufgaben in Forschung und Lehre, sowie die Organisation von Tagungen und die Betreuung von wissenschaftlichen Netzwerken und Projekten.

Das machen Sie konkret:

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in allen administrativen Belangen
• Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
  Organisation von Reisen (Incoming und Outgoing)
  
• Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
• Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow
• Literaturrecherche
• Mithilfe bei der Abwicklung der Stipendien, Sommerkurse etc.
• Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit des Arbeitsbereichs (Webseiten, Soziale Medien)
• u:cris Dokumentation
• Mithilfe bei Korrespondenz mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
• Erstellen und Verwalten von Datenbanken
• Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung wissenschaftlicher Texte, Vorträge, Power Point Präsentationen (Deutsch/ Englisch)
• Mithilfe bei der Administration von Publikationen (Einzelpublikationen bzw. Publikationsorganen)
• Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien (z.B. für E-Learning)
• Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
• Betreuung von Gastvortragenden
• Mithilfe bei der Organisation, Durchführung und Nachbearbeitung von Tagungen, Kongressen, Meetings etc.

Hierzu kommt die Erwartung, dass Sie über hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Bereitschaft im Team zu arbeiten verfügen.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeinbildende oder berufsbildende Höhere Schule
• Umfassende EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office)
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Grundlegende Kenntnisse im Rechnungswesen Budgetierung
• Kommunikationsfähigkeit und soziale Kompetenz im Umgang mit Lehrenden und Studierenden
• Hohe Service- und Kund*innenorientierung und Teamfähigkeit

Für die Auswahl vorteilhafte Zusatzqualifikationen/Vorerfahrungen:

• Nachweisliche Erfahrung im Bereich Literaturrecherche.
• Berufserfahrungen und Kenntnisse der universitären Verwaltung bzw. Kenntnisse in universitären EDV-Anwendungen (i3v, SAP, Typo3)
• Kenntnisse im Rechnungswesen / in der Budgetierung
• Kenntnisse der akademischen Philosophie sind nicht erforderlich, können aber von Vorteil sein.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Dienstzeugnisse
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Hans Bernhard Schmid  

hans.bernhard.schmid@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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