Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft, davon ca. 3.000 in der Administration und Organisation. Sie arbeiten transparent, präzise und schätzen den Austausch zwischen Fachbereichen und Arbeitskulturen. Mit ihrer Kompetenz tragen sie dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Fühlen Sie sich angesprochen? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Sie leben für die perfekte Organisation und behalten auch in einem dynamischen Umfeld stets den Überlich, dann wilkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Team Europarecht der Rechtswissenschaftlichen Fakultät sucht ehestmöglich eine*n Organisationsassistent*in für die Abteilung Europarecht. Sie unterstützen das Team organisatorisch im universitären Lehr- und Forschungsbetrieb.

Die Stelle ist zwar zunächst auf ein Jahr befristet, jedoch mit dem Wunsch, das Arbeitsverhältnis nach Ablauf der Befristung in ein dauerhaftes Dienstverhältnis umzuwandeln. Das angegebene Gehalt entspricht den Mindestvorgaben des Kollektivvertrags und erhöhen sich abhängig von anrechenbarer Berufserfahrung.

Das machen Sie konkret:

Sie unterstützen das Team Europarecht von Prof. Thomas Jaeger in allen administrativen Belangen des Universitätsbetriebs. Ihre Aufgaben lassen sich in drei Bereiche gliedern:

1. Allgemeine Teamassistenz: Korrespondenz – Termin- und Raumkoordination – Betreuung der Homepage – Reisemanagement – Datenpflege – Bestellwesen
2. Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb: Organisatorische Unterstützung, insbesondere bei der Lehrveranstaltungskoordination und -betreuung – Mithilfe bei der Organisation von Prüfungen – Mitorganisation von Tagungen und Veranstaltungen
3. Budgetverwaltung: Verwaltung des Globalbudgets und der Berufungsmittel – Administrative Begleitung von Drittmittelbudgets – Kontrolle der Eingänge und Ausgänge – Veranlassung von Buchungen via SAP 

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Berufserfahrung im Office-Management (Kenntnisse im universitären Kontext von Vorteil)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit (vor allem ausgezeichnetes Deutsch und korrespondenzfähige Englischkenntnisse)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3, i3v, SAP – diese können aber durch interne Fortbildungen erworben werden) & Social Media
• Organisatorische Fähigkeiten und selbständige Arbeitsweise, Bereitschaft zur Weiterbildung, Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, genau und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben eine flexibel und individuelle Arbeitszeitvereinbarung.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist im Zentrums Wiens und mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit im Zeitraum Ihres Arbeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,20 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Thomas Theodor Jaeger  

thomas.jaeger@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 16.01.2026

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