Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Institut für Staats- und Verwaltungsrecht der Abteilung Univ.-Prof. Dr. Magdalena Pöschl sucht zur Unterstützung seines Teams eine Organisationsassistentin für 20h ab 1. April 2026. Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, mit der Option, das Dienstverhältnis in beiderseitigem Einvernehmen in ein unbefristetes Dienstverhältnis umzuwandeln.

Sie unterstützen das zentrale Administrationsteam am Institut für Staats- und Verwaltungsrecht und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch.

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen bei der Organisation und Administration von Forschungs- und Lehraufgaben.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Studierende, etc.).
• Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen.
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
• Sie dokumentieren laufende Forschungs- und Lehrtätigkeiten und gestalten die Homepage des Instituts.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss. 
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word und Power Point)
• Sehr gute Deutsch- und solide Englischkenntnisse
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Work-Life-Balance: Sie arbeiten mit Topwissenschafter:innen, haben flexible Arbeitszeiten (mit Kernzeiten), 2,5 Tage-Woche 

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Magdalena Pöschl

magdalena.poeschl@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 27.02.2026

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