Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie gerne organisieren, den Überblick behalten und eine zentrale Rolle in einem Institut übernehmen möchten, dann sind Sie bei uns richtig! Wir suchen eine verlässliche Persönlichkeit, die als erste Anlaufstelle für Mitarbeiter:innen, Studierende und externe Gäste fungiert und den administrativen Ablauf im Hintergrund eigenständig koordiniert.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

In dieser Position sind Sie die zentrale Schnittstelle im Institut und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des täglichen Betriebs. Sie arbeiten überwiegend eigenständig und sind häufig die erste Kontaktperson vor Ort.

 Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet mit Option auf Übernahme in ein unbefristetes Dienstverhältnis

Das machen Sie konkret:

• Sie sind die erste Anlaufstelle für Besucher:innen, Mitarbeiter:innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail
• Sie organisieren und koordinieren eigenständig den Büroalltag und behalten auch in ruhigen Einzelarbeitsphasen den Überblick
• Sie übernehmen klassische Sekretariatsagenden wie Terminkoordination, Korrespondenz, Ablage und Bestellungen
• Sie unterstützen bei administrativen Abläufen (z.B. Personalangelegenheiten, Reiseabrechnungen)
• Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von Gästen
• Sie fungieren als Schnittstelle zu internen Serviceeinrichtungen (z.B. Personal, Studienservice, Finanzwesen)
• Redaktion der Institutswebsite
• Betreuung der Instituts-IT (Hardware, Software, Verwaltung der IP-Adressen)
• Onboarding und technische Einrichtung von Arbeitsplätzen

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Ausbildung: abgeschlossene kaufmännische oder gleichzuhaltende Ausbildung (Lehrabschluss, Fachschule, BHS …o.ä.)
• Erfahrung im Sekretariats- oder Office-Management von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise
• Freude daran, eigenverantwortlich zu arbeiten und gleichzeitig serviceorientiert zu agieren
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Gute MS Office Kenntnisse
• Technisches Verständnis und gute IT-Kenntnisse (Windows, Mac OS X)

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Klaus Davidowicz

klaus.davidowicz@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 11.06.2026

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