Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Teil des Teams von Univ.-Prof. Dr. Florian Möslein, LL.M. (London), der seit 1. Mai 2026 eine Professur für Innovation und Recht am Institut für Innovation und Digitalisierung im Recht innehat, unterstützen Sie den Aufbau und die Organisation seines Lehrstuhls und übernehmen wichtige administrative Aufgaben. Wenn Sie Freude an der Arbeit als Organisationsassistent*in haben, eigenverantwortlich, strukturiert und lösungsorientiert sowie gerne im Team arbeiten, freuen wir uns, Sie am Institut für Innovation und Digitalisierung im Recht willkommen zu heißen!

Die Stelle soll schnellstmöglich besetzt werden und ist vorerst auf ein Jahr befristet. Bei gegenseitiger Zufriedenheit ist eine Entfristung möglich. 

Das machen Sie konkret:

• Sie übernehmen die administrative Organisation der Professur (Budget- und Personalverwaltung, Terminkoordination, Büroorganisation, Planung und Abrechnung von Dienstreisen etc.)
• Sie koordinieren die Organisation und Administration des Lehr- und Prüfungsbetriebs
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende etc.)
• Sie unterstützen bei der Abwicklung von Drittmittelprojekten
• Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen (Tagungen, Meetings etc.)
• Sie aktualisieren und pflegen die Website

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeine oder berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder gleichwertige Qualifikation
• Berufserfahrung im Office-Management
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word und Excel)
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse
• Teamfähigkeit und Motivation, in einem interdisziplinären und internationalen Team zu arbeiten
• Sorgfältige, strukturierte und selbständige Arbeitsweise

Wünschenswert sind:

• Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. TYPO3) sowie mit SAP

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten, freundlichen, dynamischen Teams, dem kollegialer Teamgeist sehr wichtig ist.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir setzen uns für Chancengleichheit und Diversität ein und begrüßen Bewerbungen aller Personen!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Florian Möslein

florian.moeslein@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 04.06.2026

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