Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in

Mit 27 Unterrichtsfächern, einer Spezialisierung und über 12.000 Lehramtsstudierenden ist die Universität Wien die größte Ausbildungsstätte für Lehrer*innen in Österreich. Am Zentrum für Lehrer*innenbildung (ZLB) arbeiten wir daran, die vielfältigen Initiativen zur Verbesserung der Qualität der Lehrer*innenbildung zu bündeln und weiterzuentwickeln. Gemeinsam mit den an der Lehrer*innenbildung beteiligten Fakultäten und Zentren sowie den Pädagogischen Hochschulen im Rahmen des Verbunds Nord-Ost werden künftige Lehrer*innen auf die veränderten Bedürfnisse einer modernen Schule vorbereitet und dazu befähigt, den Lern- und Lebensort Schule auf der Grundlage wissenschaftlicher Expertise mitzugestalten.

Die ausgeschriebene Position ist vorerst auf 12 Monate befristet und kann - im beiderseitigen Einvernehmen - nach einem Jahr entfristet werden.  

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie unterstützen das zentrale Administrationsteam am Institut für Lehrer*innenbildung des Zentrums für Lehrer*innenbildung und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch.

Diese Organisationsassistenz (KV-Verwendungsgruppe: IIIa) ist dem Arbeitsbereich Bildungswissenschaften am Zentrum für Lehrer*innenbildung zugeordnet (Professur Schulpädagogik unter besonderer Berücksichtigung sozialer, sprachlicher und kultureller Vielfalt).

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
• Sie unterstützen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
• Sie unterstützen bei der Betreuung der Website sowie der Öffentlichkeitsarbeit.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder gleichwertige Qualifikation 
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) und SAP sind von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Susanne Schwab

susanne.schwab@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 22.06.2026

Jetzt bewerben