Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n 

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Am Institut für Europäische Ethnologie ist die Stelle einer Organisationsassistenz im Ausmaß von 20 Wochenstunden zu besetzen. 
Für die Position suchen wir eine engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein, Organisations- und Koordinationsfähigkeit und Teamfähigkeit sowie Kommunikationsstärke.
Die Stelle ist bis 31.08.2027 befristet, mit Möglichkeit auf Entfristung.

Das machen Sie konkret:

• Sie sind eine Anlaufstelle für Besucher*innen, Mitarbeiter*innen und Studierende und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
• Sie übernehmen administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Korrespondenz, Ablage und Bestellungen.
• Sie unterstützen die Institutsmitarbeiter*innen bei administrativen Abläufen (z.B. Personalangelegenheiten, Reiseabrechnungen).
• Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Meetings sowie die organisatorische Betreuung von Gästen (Reiseabrechnungen, Abrechnung Gastvorträge, etc.).
• Sie fungieren als Schnittstelle zu internen Serviceeinrichtungen (z.B. Personal, Finanzwesen, Raum- und Ressourcenmanagement) und anderen Schnittstellen (Institutsmitarbeiter*innen, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
• Sie unterstützen bei der Aktualisierung der Institutshomepage.
• Sie unterstützen Univ.-Prof. Dr. Schmidt-Lauber in verschiedenen administrativen Bereichen.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Abgeschlossene schulische oder berufliche Qualifikation, z.B. Matura, Berufsreifeprüfung oder eine vergleichbare Ausbildung
• Erfahrung im Office-Management von Vorteil
• Gute MS Office Kenntnisse
• Erfahrung mit SAP und mit Content-Management (typo3) von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Erfahrung im universitären Kontext von Vorteil
• Teamfähigkeit, soziale Kompetenz, Genauigkeit
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Arbeitszeugnisse
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Brigitta Schmidt-Lauber

brigitta.schmidt-lauber@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 15.06.2026

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