Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Die Stelle soll ehestmöglich besetzt werden und ist vorerst bis zum 31.08.2027 befristet (voraussichtliches Ende einer Karenzierung). 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Der Aufgabenbereich der Stelle umfasst die Übernahme von administrativen und organisatorischen Aufgaben am Institut für Philosophie sowie der Betreuung der allgemeinen Sekretariatsagenden der Professur für Sanskrit-Philosophie von Univ.-Prof. Elisa Freschi und der zugeordneten wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen. Dies bedeutet u.a. verschiedene Formen administrativer Unterstützung bei anfallenden Aufgaben in Forschung und Lehre, bei der Organisation von Tagungen und die Betreuung von wissenschaftlichen Netzwerken und Projekten. So besteht die Erwartung, dass Sie über hervorragende organisatorische, kommunikative und sprachliche Fähigkeiten und die Bereitschaft zur Arbeit im Team verfügen.

Das machen Sie konkret:

• Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
• Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
• Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung bspw. von wissenschaftlichen Texten, Vorträgen, Präsentationsfolien und Projektanträgen (Deutsch/Englisch)
• Unterstützung bei Publikationsprozessen (Einzelpublikationen bzw. Publikationsorganen; u.a. Vorbereitung der Druckvorlagen, Abwicklung des Publikationsvorgangs)  
• Beschaffung von Literatur, Verwaltung von Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
• Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit (Webseiten, Soziale Medien)
• Erstellen und Verwalten von Datenbanken
• u:cris Dokumentation
• Mithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
• Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien, u.a. für E-Learning und Prüfungen (z.B. redaktionelle Bearbeitung von Skripten, Prüfungsmaterialien, Videobearbeitung und -archivierung, Korrekturlesen, Eintragungen in den Plattformen für Lehre)
• Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
• Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
• Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
• Organisation, laufende Betreuung, Nachbearbeitung und Abrechnung von Meetings, Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)
• Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow 

Das gehört zu Ihren persönlichen Kenntnissen:

• Allgemeinbildende oder berufsbildende Höhere Schule oder Kaufmännischer Lehrabschluss
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen / universitären Kontext)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationskompetenz, Selbstständigkeit, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Vertrauenswürdigkeit, Flexibilität und Genauigkeit
• Hohe Service- und Kund*innenorientierung und Teamfähigkeit
• Umfassende EDV-Anwenderkenntnisse (LaTeX, MS Office, Excel, Powerpoint; weitere Kenntnisse können vorteilhaft sein)
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Für die Auswahl vorteilhafte Zusatzqualifikationen/ Vorerfahrungen:

• Erfahrung mit E-Learning und mit der Hilfe bei akademischen Lehrveranstaltungen
• Erfahrung in der Abwicklung administrativer Aufgaben, insbesondere im akademischen Bereich
• Erfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben bei Forschungsprojekten
• Erfahrungen mit akademischen Arbeitstechniken
• Gute Fähigkeiten im Entwerfen von Layouts, Flyers, Postern, etc.
• Kenntnisse im Rechnungswesen / in der Budgetierung
• Berufserfahrungen und Kenntnisse der universitären Verwaltung bzw. Kenntnisse in universitären EDV-Anwendungen (i3v, SAP, Typo3) sind von Vorteil.
• Kenntnisse der akademischen Philosophie sind nicht erforderlich, können aber von Vorteil sein

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie verfügen über hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, genau und strukturiert, sind service- und lösungsorientiert. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. 

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit – gemäß Betriebsvereinbarung Telearbeit und in Abstimmung mit der Führungskraft – etwa die Hälfte der Arbeitszeit im Homeoffice zu arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen fortlaufend Möglichkeiten, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Sie können aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot auswählen. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis von 40 Wochenstunden!) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnisse Ihrer Qualifikationen (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Ggf. Dienstzeugnisse
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Elisa Freschi

elisa.freschi@univie.ac.at

Hinweis: Die Professur beginnt am 01.09.2026. E-Mails an die angegebene Adresse werden bereits vorab gelesen.

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 09.09.2026

Jetzt bewerben