Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n 

Organisationsassistent*in Qualitätssicherung

Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird angestrebt.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Besondere Einrichtung für Qualitätssicherung in administrativen und organisatorischen Belangen bei Evaluationen, Befragungen und Projekten. Sie assistieren das Team zuverlässig bei Sitzungen, Datenerhebungen und -auswertungen sowie steuerungsrelevanten Analysen.

Das machen Sie konkret:

• Organisieren: Sie erledigen professionell organisatorische und administrative Aufgaben im Team der Qualitätssicherung.
• Prozesse begleiten: Sie unterstützen die Leitung und die Fachreferent*innen tatkräftig bei Fakultäts-, Dienstleistungseinrichtungs- und Lehrveranstaltungsevaluationen sowie bei Befragungen und Projekten.
• Kommunizieren: Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit internationalen Gutachter*innen und stellen sicher, dass diese alle relevanten Informationen rechtzeitig erhalten.
• Events & Termine managen: Sie koordinieren Termine und organisieren Räume sowie das Catering für Besprechungen und Veranstaltungen.
• Dokumentieren: Sie nehmen an Sitzungen teil und verfassen konzise Protokolle.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Ausbildung: Erfolgreicher Matura-Abschluss (BHS/HAK, AHS) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung: im administrativen Bereich, vorzugsweise an Hochschulen
• Sprachkompetenz: Fließendes Deutsch und Englisch (C1-Niveau) für die professionelle Kommunikation im internationalen Umfeld
• Digitale Kompetenzen: Routinierter Umgang mit MS 365 (insb. Outlook, Word, Excel, Teams)
• Arbeitsweise: Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten detailgenau und strukturiert und behalten auch bei Fristen und Terminkoordinationen den Überblick 
• Charakter: Sie überzeugen durch Verlässlichkeit, freundliches Auftreten, Kommunikationsstärke und hohe Serviceorientierung
• Entwicklung: Sie haben Freude daran, sich in universitäre Prozesse einzuarbeiten und laufend weiterzubilden

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen teils remote arbeiten (Telearbeit / innerhalb Österreichs). 

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 (auf Basis Vollzeit - 40h pro Woche / 14x pro Jahr) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können. 

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Lebenslauf und Motivationsschreiben
• Nachweise Ihrer Qualifikation (z.B. Maturazeugnis, Sprachzertifikate, ECDL/ICDL, Dienstzeugnisse)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Michael Hofer

michael.hofer@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 06.09.2026

Jetzt bewerben