Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

An der Fakultät für Chemie der Universität Wien wird in 13 Instituten Lehre und Forschung auf international anerkanntem Niveau betrieben. Zur Verstärkung des Teams am Dekanat der Fakultät für Chemie ist die Stelle einer Organisationsassistenz im Ausmaß von 40 Wochenstunden (gerne auch weniger Stunden in Teilzeit möglich) ausgeschrieben. Als Organisationsassistenz unterstützen Sie das Dekanatsmanagement sowie das zentrale Administrationsteam am Dekanat der Fakultät und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Lehre und vor allem mit Schwerpunkt Budget eigenständig durch.

Die Stelle ist vorerst auf 2 Jahre befristet, kann aber in gegenseitigem Einvernehmen in eine unbefristete Anstellung umgewandelt werden.

Das machen Sie konkret:

Wir suchen eine begeisterungsfähige und hoch motivierte Organisationsassistenz (m/w/d) als Teammitglied am Dekant der Fakultät für Chemie.

Die vielfältigen Aufgaben umfassen unteranderem folgende Tätigkeiten, die selbständig oder in Absprache mit dem Fakultätsmanagement durchgeführt werden:

• Unterstützung der Dekanatsleitung bei der Budgetadministration
• Administration des Budgets der Fakultät (Abwicklung der Institutsanträge, laufende Kontrolle sämtlicher Kostenstellen, Umbuchungen, Jahresabschluss)
• Administration des Budgets des Dekanats und SSCs, Rechnungsprüfung
• Unterstützung der Dekanatsleitung bei der Vorbereitung der Zielvereinbarungsgespräche
• Unterstützung des Administrationsteam am Dekanat in administrativen Tätigkeiten (u.a. Protokollführung), Organisation von Veranstaltungen, etc.
• Selbständige Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache
• Führung der Handkasse
• Unterstützung des Administrationsteam am Dekanat in der Lehrorganisation
• Viele abwechslungsreiche Tätigkeiten mit viel Eigenverantwortung

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Abgeschlossene Allgemeine oder Berufsbildende Mittlere bzw. Höhere Schule; Abgeschlossene Matura oder gleichwertige Qualifikation.
• Einschlägige Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen / universitären Kontext).
• Erfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben.
• Ausgezeichnete EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office).
• Ausgeprägtes/ausgezeichnetes Zahlenverständnis.
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung mit SAP und Buchhaltung (von Vorteil).
• Sehr gute Organisationsfähigkeiten.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit.
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit.
• Gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise, Sorgfalt und Genauigkeit.
• Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit.
• hohe Belastbarkeit, Einsatzbereitschaft und Flexibilität.
• Offenheit und Bereitschaft zur Weiterbildung.
• Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

• Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten bzw. nach Absprache in Teilzeit.
• Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.
• Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln im 9. Wiener Gemeindebezirk bequem erreichbar.
• Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 
• Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
• Vertrag: Die Stelle ist vorerst auf 2 Jahre befristet, kann aber in gegenseitigem Einvernehmen in eine unbefristete Anstellung umgewandelt werden.
• Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Referenzschreiben, Kontaktdetails von Personen für Referenzen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Ingrid Brunner-Sauermann

ingrid.brunner-sauermann@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 25.09.2026

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