Persönliche*r Referent*in der Rektorin (w/m/d)

Universität Heidelberg

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

In der Geschäftsstelle des Rektorats der Universität Heidelberg ist ab sofort folgende Stelle in Vollzeit befristet bis 30. September 2029 zu besetzen:

Persönliche*r Referent*in
der Rektorin (w/m/d)

Als Referent*in und Teammitglied in der Geschäftsstelle des Rektorats unterstützen Sie die Rektorin bei der Wahrnehmung ihrer Führungs- und Hochschulmanagementaufgaben.

Ihre Aufgaben:

• Sie bereiten Termine der Rektorin vor, begleiten sie, sichern Ergebnisse, initiieren Folgearbeiten
• Sie bereiten die wöchentliche Sitzung des Rektorats vor, sind für die Protokollierung und die Nachbereitung verantwortlich
• Sie verfassen und redigieren Texte und Schreiben der Rektorin, sind für die Vorbereitung von Grußworten, Reden und PowerPoint Präsentationen in Deutsch und Englisch verantwortlich
• Sie sind mit dem Rektoratsbüro in die Bearbeitung der Korrespondenz der Rektorin eingebunden
• Sie erarbeiten Informationen und stellen diese als Grundlage für Entscheidungen schriftlich bereit
• Sie übermitteln Informationen und Aufträge in die Universitätsverwaltung, Fakultäten und die übrigen Einrichtungen der Universität

Ihr Profil:

• Sie haben ein wissenschaftliches Universitätsstudium (Master) erfolgreich abgeschlossen, eine Promotion ist vorteilhaft
• Sie zeichnen sich durch eine schnelle Auffassungsgabe, diplomatisches Geschick, Loyalität und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit aus
• Sie verfügen über eine besondere Kommunikationsstärke und Stilsicherheit im mündlichen und schriftlichen Ausdruck sowie in der grafischen Visualisierung; im Deutschen wie im Englischen
• Sie stellen hohe Ansprüche an die Qualität und Genauigkeit Ihrer Arbeit
• Sie sind bereit zu überdurchschnittlichem Engagement, sind in kritischen Zeiten belastbar und flexibel
• Kenntnisse des deutschen und internationalen Wissenschaftssystems sowie der Struktur der Universität Heidelberg sind vorteilhaft
• Kenntnisse gängiger Bürosoftware und digitaler Tools für kollaboratives Arbeiten setzen wir voraus

Wir bieten:

• Ein anspruchsvolles und vielseitiges Aufgabengebiet in einem spannenden Wissenschaftsumfeld
• Die Chance, die dynamische Entwicklung einer Exzellenzuniversität zu begleiten und mitzugestalten
• Ein gut vernetztes Arbeitsumfeld, das spannende Einblicke in viele Bereiche einer Forschungsuniversität ermöglicht
• Die Einbindung in ein engagiertes Team
• Eine strukturierte Weiterbildung im Bereich Wissenschaftsmanagement
• Ein vielfältiges Angebot an universitärer Infrastruktur, Mitarbeiter*innenprogrammen, bezuschusstes Deutschlandticket, Job-Rad

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 13 TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 06.04.2025 mit persönlich/vertraulich an Herrn Joost Punstein, Leiter der Geschäftsstelle des Rektorats, Universität Heidelberg, Seminarstraße 2, 69117 Heidelberg oder in einer PDF-Datei per E-Mail an bewerbung@rektorat.uni-heidelberg.de senden. Wir bitten um Verständnis, dass eingegangene Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.