Program Assistant

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine 

Program Assistant

Wenn Sie gerne selbstständig arbeiten, Freude im Umgang mit Menschen haben und serviceorientiert denken: Willkommen in unserem Team!

Das Postgraduate Center der Universität Wien ist das Kompetenzzentrum für Weiterbildung und Lifelong Learning. Unser Ziel ist es, Menschen auf ihrem persönlichen Bildungs- und Karriereweg durch wissenschaftliche Weiterbildung zu unterstützen. Neben unserem vielfältigen Angebot ist unsere besondere Stärke ein hoher Service für unsere Weiterbildungsstudierenden. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Program Assistant unterstützen Sie die Lehrgangsleitung in allen organisatorischen Belangen rund um die Durchführung eines Weiterbildungsprogrammes und führen alle Aufgaben rund um diese Organisation eigenverantwortlich durch. 

Das machen Sie konkret:

• Unterstützung der wissenschaftlichen Leitung in allen organisatorischen Belangen
• Ansprechperson für organisatorische Fragen sowie organisatorische Unterstützung während des gesamten Studienverlaufs für Teilnehmer*innen und Referent*innen
• Beratung und Information von Interessent*innen des Weiterbildungsprogramms
• Organisation und Durchführung von Informationsveranstaltungen zur Bewerbung des Programms
• Organisation und Durchführung von Aufnahmeverfahren
• Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen für das Weiterbildungsprogramm
• Pflege und Aktualisierung der Social-Media-Kanäle des Programms, Community-Management
• Lehrplanung und Terminkoordination: Organisatorische Umsetzung der Lehrveranstaltungen und Betreuung der Referent*innen sowie Seminarbetreuung, Betreuung der E-Learning Plattformen
• Erstellung der Abrechnungsunterlagen für die Referent*innen sowie Unterstützung in der operativen finanziellen Abwicklung

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie haben ein repräsentatives Auftreten, gute Kommunikationsfähigkeiten und gute soziale Kompetenzen.
• Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe, verfügen über Eigeninitiative und haben eine strukturierte Arbeitsweise.
• Sie handeln serviceorientiert, überzeugen durch ihre Freundlichkeit und bleiben auch in stressigen Situationen ruhig und gelassen.
• Sie arbeiten gerne in einem Team und schätzen Kollegialität.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können bei uns auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit einem diversen universitären Background, in einer angenehmen Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.303,48 (30h/w, brutto, 14mal) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können. Die Anstellung ist vorerst auf 6 Monate befristet, mit der Option auf Verlängerung. 

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit in unserem Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Salome Manolas

salome.manolas@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 30.10.2025

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