Projektkoordinator*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen tragen mit ihrer Expertise in Administration und Organisation dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Sie wissen wie und wo sie am besten arbeiten können. Flexibel, remote, mit dem Freiraum, den sie brauchen, um ihr Potential zu entfalten. Sie wissen es auch? Wir suchen einen*eine

Projektkoordinator*in

Möchten Sie Innovationsprozesse aktiv begleiten und kollaborative Formate souverän moderieren? 
In einem digitalen Kontext führen Sie Workshops, strukturieren kreative Arbeitsphasen und fördern nutzerzentriertes Denken in interdisziplinären Teams. 
In dieser Position unterstützen Sie die Entwicklung von Softwarelösungen für Studium und Lehre an der Universität Wien. Freiräume für eigene Ideen, gezielte Weiterbildungsangebote sowie ein engagiertes Umfeld bieten den idealen Rahmen für Ihre Expertise.

Diese Position ist vorerst auf 12 Monate befristet, mit Option auf Verlängerung von weiteren 24 Monaten.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Prozesskoordinator*in unterstützen Sie das Team CUP.digital: Content Management, User Experience und Prozessbegleitung.
Dieses Team steht hinter der Gestaltung und Weiterentwicklung von u:space, dem Portal für Studium und Lehre an der Universität Wien. Sie werden Teil eines 9-köpfigen Teams, das insbesondere in der Vorprojektphase unsere unterschiedlichen Stakeholder*innen bei der Zieldefinition und Anforderungserhebung unterstützt. Sie wirken sowohl an Projekten an der Universität Wien als auch hochschulübergreifend mit, indem Sie in Kooperationsprojekten und einem Innovationsteam gemeinsam mit anderen österreichischen Universitäten arbeiten. 

Das machen Sie konkret:

• Organisation und Moderation von Workshops u. a. mit Design Thinking Methoden
• Projektpräsentationen und -dokumentationen
• Zusammenarbeit mit internen und externen Software-Entwicklungsteams
• Mitarbeit bei User-Research: Usertests, Interviews und Umfragen
• Projektmanagement: Timelines, Dokumentation, Kommunikation
• Stakeholder*innen-Management, u.a. Anforderungserhebung, Betreuung von Fokusgruppen
• Schnittstellenfunktion zu anderen Fachbereichen und Hochschulen

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Must-Haves:

• Facheinschlägige Ausbildung im Bereich Kommunikation, Projektbegleitung und -marketing oder abgeschlossenes Studium
• Erfahrung in der Moderation von Workshops und Meetings
• Erfahrung im Bereich Projektbegleitung und -marketing
• Erfahrung mit großen Projekten mit vielen Stakeholder*innen
• Bereitschaft zu Dienstreisen innerhalb Österreichs (ca. 1-2x/Monat)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Nice-To-Haves:

• Affinität zu agilen Arbeitsweisen und neuen Technologien wie KI
• Basiswissen zu User Experience und Usability
• Erfahrung mit Softwareprojekten bzw. Arbeit im Softwarebereich

Darüber hinaus ist es uns wichtig, dass folgende Skills gegeben sind:

• Strukturiertes Arbeiten: Sie behalten stets den Überblick, ohne die Details aus den Augen zu verlieren.
• Kommunikationsstärke: Sie vermitteln souverän zwischen IT und vielen unterschiedlichen Stakeholder*inen der österreichischen Hochschullandschaft..
• Eigeninitiative: Sie arbeiten selbstständig, verantwortungsvoll und hands-on.
• Teamgeist: Zusammenarbeit, Austausch und Feedbackkultur im Team sind Ihnen wichtig.
• Offenheit: Sie sind neugierig auf neue Tools und Entwicklungen – KI ist kein Fremdwort für Sie.
  
  
  

Das bieten wir Ihnen:

• Spannende Projektarbeit: Arbeit im Innovationsteam mit universitätsübergreifenden Kooperationsprojekten
• Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit kreativen Freiräumen
• Vielfältige Aufgaben mit Impact für über 100.000 Nutzer*innen
• Weiterbildung: Zugang zu über 600 internen Kursen und Team-Building-Aktivitäten
• Flexibilität: flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home-Office nach Regelungen der Uni Wien (max. 50%)
• Attraktives Gehalt ab EUR 3.131,3 (Basis Vollzeit, abhängig von Qualifikation und Erfahrung)
• Beschäftigungsausmaß: Stundenausmaß ist nach Vereinbarung zwischen 30-40h möglich.
• Diese Position ist vorerst auf 12 Monate befristet, mit Option auf Verlängerung von weiteren 24 Monaten
• Teamkultur: Flache Hierarchien, selbstorganisierte Teams, Humor und regelmäßige Team-Events
• Top-Arbeitsplatz: Modern ausgestattetes Büro im Herzen Wiens mit Obstkorb und Siebträgerkaffee
• Weiterbildung: Zugang zu über 600 internen Kursen und Team-Building-Aktivitäten
• Vergünstigungen: Mitarbeiter*innenrabatte 

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 
  
  
  

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Stephan Prechtl  

stephan.prechtl@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 25.01.2026

Jetzt bewerben