SSC-Referent*in mit Schwerpunkt Erasmuskoordination

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

SSC-Referent*in mit Schwerpunkt Erasmuskoordination

Wenn Sie Freude an der Gestaltung und Administration von Prozessen im Bildungsbereich haben, dann heißen wir Sie in unserem Team herzlich willkommen. Bei uns arbeiten Menschen, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen und gemeinsame Ziele verfolgen - in einem offenen Miteinander, der nötigen Freiheit und Professionalität sowie hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das StudienServiceCenter der Historisch-Kulturwissenschaftlichen Fakultät ist eine Serviceeinheit für Lehrende und Studierende. Das Profil der ausgeschriebenen Stelle ist das einer*s administrativen Expert*in und Koordinator*in sämtlicher Studien der Fakultät mit einem Schwerpunkt auf den Geschichtsfächern (Studienprogrammleitung Geschichte; perspektivisch ist eine Ausweitung auf weitere Studienrichtungen möglich). Als Erasmuskoordinator*in betreuen Sie die gesamte Studierendenmobilität und alle Mobilitätsprogramme mit besonderem Fokus auf Erasmus+ (Incoming und Outgoing). Die Stelle ist an der StudienServiceStelle Geschichte angesiedelt. In der Funktion als Erasmuskoordinator*in stehen Sie an der Schnittstelle verschiedener an der Studierendenmobilität beteiligter Einrichtungen (u.a. DLE Internationale Beziehungen, Fachkoordinator*innen der Studienrichtung Geschichte, Partneruniversitäten), tragen im Austausch mit der Studienprogrammleitung Geschichte (Fachaufsicht) die Verantwortung für den reibungslosen und effizienten Ablauf der Studierendenmobilität und sorgen für die Weiterentwicklung der organisatorischen Abläufe nach dem „One-Stop-Shop“-Prinzip.

Die Stelle ist bis 30.09.2026 befristet, mit der Option auf Entfristung in beiderseitigem Einvernehmen.

Das machen Sie konkret:

• Koordinator*innen-Rolle I (SPL-Entscheidungen): Vorbereitung und Umsetzung von SPL-Entscheidungen bezüglich Learning Agreements und Anerkennungen auf der Grundlage von Studienrecht, Curricula, dokumentierten Fallsammlungen (Anerkennungspraxis, Praxis der Notenumrechnung etc.) und selbstständig eingeholter fachlicher Inputs.
• Expert*innen-Rolle I (technisch/administrativ): Abwicklung aller Prozessschritte im Bereich Studierendenmobilität (Incoming und Outgoing) unter der Fachaufsicht der Studienprogrammleitung Geschichte und im Austausch mit der DLE Internationale Beziehungen sowie den Fachkoordinator*innen an den Geschichte-Instituten. Dies beinhaltet vor allem die Nominierung von Outgoings, die Erstellung der Learning Agreements (Mobility Online), die Anerkennung von Prüfungen (Anerkennungsbescheide aus i3v), die LV-Anmeldung von Incomings (i3v). Gegebenenfalls, bei vorhandenen zeitlichen Ressourcen, Übernahme von allgemeiner Expert*innen-Tätigkeit im Bereich Studienservices (z.B. Anerkennungen).
• Koordinator*innen-Rolle II (Informationsfluss): selbstständige Informationseinholung und -weitergabe; Vernetzung nach innen und nach außen (u.a. Kommunikation mit den dzt. 65 Partneruniversitäten: deutsch, englisch, ggf. französisch); regelmäßige Datenauswertung, Abfassung von Berichten und Aussendungen (Studierende, Fachkoordinator*innen) zur Studierendenmobilität; Neukonzeption, Ausbau und Wartung des Erasmus-Bereichs auf der SPL-Homepage (typo3), der alle bestehenden Erasmus-Informationen bündelt.
• Expert*innen-Rolle II (Service- und Beratungsangebot): Regelmäßiges selbständig organisiertes Angebot von Service- und Beratungsleistungen für alle Incomings (dzt. ca. 100 Studierende pro Studienjahr) und Outgoings (dzt. ca. 50 Studierende pro Studienjahr). Dazu gehört u.a.: selbstständige Vorprüfung von Learning Agreements und Einschätzung von Anerkennungsvorschlägen auf der Grundlage von eingeholten fachlichen Inputs und dokumentierten früheren SPL-Fallentscheidungen (schriftlich und mündlich); Unterstützung bei der LV-Auswahl und LV-Anmeldung von Incomings (schriftlich und mündlich); regelmäßiges niederschwelliges Beratungsangebot (deutsch und englisch, ggf. auch französisch) in Sprechstunden vor Ort und online; selbstständige Organisation und Abhaltung von regelmäßigen Informationsveranstaltungen zu den Angeboten der Studierendenmobilität (Outgoing) und von (Online-)Orientierungsveranstaltungen für alle Incomings (vorwiegend Englisch).
• Koordinator*innen-Rolle III (Entwicklung): Datengestützte Beobachtung und Evaluierung aller die Studierendenmobilität betreffenden organisatorischen Abläufe (u.a. Optimierung des Einsatzes von Mobility Online, Optimierung des LV-Anmeldeprozederes) und deren projektbasierte Weiterentwicklung im Sinne des „One-Stop-Shop“-Prinzips unter Beteiligung aller Stakeholder (u.a. Fakultäts- und Studienprogrammleitung, StudienServicestelle, DLE Internationale Beziehungen, Koordination Studienservices, Fachkoordinator*innen der Studienrichtung Geschichte); Website-Relaunch bezüglich Erasmus-Informationen; Umsetzung von Entwicklungsprojekten bei neuen Entwicklungen in der Studierendenmobilität (u.a. Anpassung und Ausbau bestehender Mobilitätsprogramme und Implementierung neuer Mobilitätsprogramme) und weiterer allgemeiner Entwicklungsprojekte der Studienprogrammleitung (z.B. Projekte zum aktiven Studieren, zur Nutzung von KI-Tools etc.).

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie verfügen über eine ausgezeichnete Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch). Zusätzliche Französisch-Kenntnisse und weitere Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil.
• Sie haben Matura (oder einen gleichwertigen Abschluss) und einen postsekundären Abschluss in einem Geistes-, Kultur- oder Sozialwissenschaftlichen Studium.
• Sie verfügen über Berufserfahrung in organisatorischen und administrativen Tätigkeiten sowie im Umgang mit Menschen.
• Sie haben Erfahrung in der Erhebung von und im Umgang mit großen Datenmengen und der Arbeit mit einschlägigen EDV-Programmen.
• Sie haben Erfahrung im universitären Bildungsbereich und in der Koordination von Geschäftsprozessen, insbesondere Erfahrung mit universitären Verwaltungsabläufen und mit der an der Universität Wien eingesetzten Verwaltungssoftware (i3v, u:space) und Content-Management Systemen (typo3); Erfahrung in der Studien- und Lehrorganisation; Erfahrung in der Anwendung der einschlägigen Rechts- und Verfahrensvorschriften.
• Sie arbeiten eigenverantwortlich, strukturiert, lösungsorientiert und genau und verfügen über organisatorische Fähigkeiten sowie hohe Belastbarkeit. Sie sind gleichermaßen durchsetzungsstark wie teamfähig.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben gleitende Arbeitszeit im Rahmen der Betriebsvereinbarung und können in Absprache mit Ihren Vorgesetzten auch einzelne Tage remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima in einem engagierten Team.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von € 3.071,30 (40,00 Stunden) gem. KV §54 VwGr. IIIb erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und separatem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikationen (z.B. Matura, Studium)
• Gegebenenfalls weitere Unterlagen zum Nachweis Ihrer Qualifikation
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Mag. Dr. Peter Gaitsch

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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Bewerbungsfrist: 18.09.2025

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