Abteilungsleiter*in der Koordination Studienservices

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon rund 7.500 sind in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine 

Abteilungsleiter*in der Koordination Studienservices

Sie wollen die Studien-, Prüfungs- und Lehrorganisation an Österreichs größter Universität mitgestalten? Sie wollen ein Team von Expert*innen führen und begleiten, um Menschen, Prozesse, Services und Organisationen weiterzuentwickeln? Dann bewerben Sie sich!

Die Koordination Studienservices ist im Feld der Beratung und Unterstützung bei der Studienwahl und beim Studieneinstieg koordinierend tätig. Im Laufe des Studiums bis zum Studienabschluss ist die Abteilung für die Studien-, Lehr- und Prüfungsverwaltung verantwortlich. Dabei arbeiten die Expert*innen eng mit internen und externen Einrichtungen zusammen, um eine serviceorientierte Universitätsadministration sicherzustellen und weiterzuentwickeln. 

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet, es besteht in beiderseitigem Einvernehmen die Möglichkeit zu einer (vorzeitigen) Entfristung.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

• Sie stellen gemeinsam mit dem Team das reibungslose Funktionieren von Geschäftsprozessen und Services im Laufe des Studiums sicher. Das Aufgabenfeld der Koordination Studienservices (https://studienservice-lehrwesen.univie.ac.at/wir-ueber-uns/koordination-studienservices/) entwickeln Sie qualitäts-, prozess- und zielgruppenorientiert weiter. 
• Studieninteressierte, Studierende, Lehrende und administrative Mitarbeiter*innen stehen im Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit. 
• Sie greifen mit Ihrem Expert*innenteam gesetzliche Anforderungen auf, analysieren Innovationspotenziale und Trends in der Hochschuladministration und machen effektive Vorschläge für die Umsetzung an der Universität Wien. Ihre Mitarbeiter*innen sind Expert*innen in den Fachbereichen. Sie und Ihr Team beraten Funktionsträger*innen (z. B. das Rektorat, die Studienprogrammleiter*innen) in konzeptionellen Fragen und planen die Umsetzung von Prozessen und Maßnahmen. Sie begleiten die Implementierung und stellen den laufenden Betrieb sicher. Sie arbeiten immer eng mit anderen Einrichtungen für Ihre Zielgruppen zusammen.
• Sie sind Teil des Leitungsteams der Dienstleistungseinrichtung Studienservice und Lehrwesen und gestalten das Gesamtaufgabenfeld mit.

Das machen Sie konkret:

• Sie übernehmen Verantwortung für den Regelbetrieb der Abteilung. Sie leiten die Abteilung mit rund 24 Mitarbeiter*innen (rund 15 VZÄ), die als Expert*innen vernetzt, selbstständig und zielorientiert arbeiten. 
• Sie managen die bestehenden Prozesse, Angebote und Services der Studien-, Lehr- und Prüfungsadministration mit starkem Fokus auf die Zielgruppen und die Steigerung der Qualität. Trends und Erfordernisse einer gesetzeskonformen, effektiven und sparsamen Administration berücksichtigen Sie bei der innovativen Weiterentwicklung der Prozesse.
• Sie arbeiten vernetzt mit den anderen Abteilungen der Dienstleistungseinrichtung Studienservice und Lehrwesen sowie mit anderen Dienstleistungseinrichtungen, Fakultäten und Zentren innerhalb der Universität. Im Netzwerk von Bildungseinrichtungen und öffentlichen Stellen (z. B. Ministerien) bringen Sie Expertise ein und arbeiten übergreifend zusammen.
• Sie schauen darüberhinaus auch über den Tellerrand der eigenen Organisation. Sie stellen bestehende Aufgaben, Abläufe und Organisationsgrenzen konstruktiv und lösungsorientiert infrage. Gemeinsam mit Führungskräften und Mitarbeiter*innen verändern Sie Prozesse und organisatorische Rahmenbedingungen, damit alle Mitarbeiter*innen zielgerichtet und wirksam zusammenarbeiten können.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Sie schöpfen aus Ihrer langjährigen beruflichen Erfahrung. Sie haben sich in der Vergangenheit auf wechselnde Herausforderungen fundiert vorbereitet, wollen immer wieder Neues lernen und sich weiterentwickeln:

• Sie haben operative Verantwortung für einen Dienstleistungsbereich übernommen, Erfahrung im Management einer Abteilung inkl. Personal- und Budgetverantwortung.
• Sie haben Erfahrung im Management eines Expert*innenteams und haben Veränderungs- und Reorganisationsprozesse erfolgreich geleitet.
• Diversität von Zielgruppen und Teams haben Sie bereits erfolgreich gemanagt.
• Sie haben ein Studium (Diplom-, Masterstudium oder gleichwertig) abgeschlossen.
• Sie sind versiert im sprachlichen Ausdruck in Englisch und Deutsch in Wort und Schrift.

Von Vorteil sind Expert*innen-Kenntnisse und berufliche Erfahrung im Bereich tertiäre Bildung Administration:

• Sie waren leitend in der Administration, strategischen Beratung oder Entwicklung einer Bildungseinrichtungen oder in der öffentlichen Verwaltung tätig.
• Sie haben Kenntnisse des österreichischen Hochschulsystems (Governance, Organisation, Studienrecht).

Ihr besonderer Arbeitsstil:

Sie sind ein*e Führungspersönlichkeit und haben die dafür erforderliche hohe soziale und kommunikative Kompetenz. Sie arbeiten gerne mit Menschen zusammen, geben ihnen Orientierung sowie Freiraum, haben Ziele vor Augen und geben Raum zur Erreichung. Sie sorgen für optimale Rahmenbedingungen, fördern Teamgeist und die persönliche Entfaltung.

Das bieten wir Ihnen:

• Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.
• Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer dynamischen Arbeitsumgebung.
• Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
• Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 
• Faires Gehalt: Ihre Berufserfahrung bestimmt das Gehalt. Das Grundgehalt lt. Kollektivvertrag beträgt EUR 3.714,80 und erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
• Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Lebenslauf 

• Abschlusszeugnisse Ihrer Qualifikationen (z. B. Studium, Weiterbildung im Bereich Management und Führung, relevante Qualifikationen etc.)

• Aussagekräftiges Motivationsschreiben mit Ihren Vorstellungen, wie sich Universitäten im Bereich Hochschuladministration und Services strategisch weiterentwickeln sollen und welchen Betrag Sie mit Ihrer Erfahrung dazu leisten wollen.

• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Roland Steinacher

roland.steinacher@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

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Bewerbungsfrist: 01.12.2025

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