Drittmittelreferent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n 

Drittmittelreferent*in am Institut für Internationale Entwicklung

Wenn Sie gerne organisieren, koordinieren und unterstützen, und das am liebsten in Zusammenhang mit Projekten, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Arbeitsumfeld:

Zur Verstärkung unseres Teams am Institut für Internationale Entwicklung an der Fakultät für Sozialwissenschaften ist die Stelle einer*s Drittmittelreferent*in zu besetzen. Unser Institut legt den Fokus in Lehre und Forschung auf die transdisziplinäre Analyse und Reflexion globaler Ungleichheitsverhältnisse sowie den Gegenstand 'Entwicklung'. Wir sind ein internationales Team von etwa 35 Mitarbeiter*innen, das größtenteils in Englisch kommuniziert.

Am Institut sind eine Reihe von Drittmittel-finanzierten Forschungsprojekten angesiedelt: https://ie.univie.ac.at/forschung/

Wir suchen eine*n Kolleg*in, die uns bei der Umsetzung von existierenden Projekten und dem Einwerben von weiteren Projekten administrativ unterstützt. Die Stelle ist vorerst auf 1 Jahr befristet, mit der Option auf Entfristung in beiderseitigem Einverständnis

Ihre Aufgaben:

• Koordination der Drittmittelaktivitäten am Institut
• Unterstützung der Projektleiter*innen und -mitarbeiter*innen in der administrativen Umsetzung von Projekten von Projektplanung bis -ende
• Selbstständige und eigenverantwortliche Organisation der Verwaltungsabläufe im Drittmittelbereich am Institut (Budget- und Personalagenden)
• Unterstützung der Projektmitarbeiter*innen bei Formalitäten in Bezug auf Personalagenden und Unterstützung der Projektleitung bei der Aufnahme neuer Projektmitarbeiter*innen
• Schnittstelle zwischen Institut und inneruniversitären (Fakultät, Forschungsservice, Finanzwesen und Controlling) sowie außeruniversitären (Fördergeber*innen und Projektpartner*innen) Stellen in Bezug auf Drittmittelprojekte
• Unterstützung der Projektleiter*innen und -mitarbeiter*innen in der Umsetzung von mit dem Projekt in Zusammenhang stehenden Veranstaltungen und in der Kommunikation der Projektergebnisse
• Eigenverantwortliche Rechnungsabwicklung und Budgetkontrolle sowie Vorbereitung von Zwischen- und Endabrechnungen von Projektbudgets
• Allgemeine Institutsagenden und Vertretungstätigkeiten in der Institutsadministration

Ihr Profil:

• abgeschlossenes sozialwissenschaftliches Bachelor-Studium
• Berufserfahrung im Bereich Projektmanagement (inklusive Kostenplanung und Budgetkontrolle)
• Erfahrung in Konferenzorganisation und -betreuung
• Fähigkeit zum strategischen Denken
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• gute EDV-Anwender*innenntnisse (MS Office)

• selbständiger, eigenverantwortlicher Arbeitsstil und Genauigkeit

Erwünschte Zusatzqualifikationen:

• Kenntnisse der Universitätsstrukturen
• SAP-Kenntnisse 
• Website-CMS-Kenntnisse (z. B. Typo3)
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Erfahrung im EU- und FWF-Projektmanagement
• Teamfähigkeit

• Stressresistenz und Flexibilität


Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt bei Vollzeit (40 h) von EUR 3.131,30 (14 x jährlich) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Mit diesen Unterlagen bewerben Sie sich:

• Bewerbungs-/Motivationsschreiben

• tabellarischer Lebenslauf

• Abschlussbescheid(e) Ihres Studiums/Ihrer Studien
• gegebenenfalls Nachweis(e) über fachliche Qualifikation(en)
• gegebenenfalls Arbeits-/Praktikumszeugnisse
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Andrea Kremser

andrea.kremser@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 26.04.2026

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