Institutskoordinator*in an der Philologisch-Kulturwissenschaftlichen Fakultät

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Institutskoordinator*in an der Philologisch-Kulturwissenschaftlichen Fakultät

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und administrieren und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Ihr Arbeitsbereich:

Sie arbeiten eigenständig in der zentralen Verwaltung des Institutes für Anglistik und Amerikanistik als Teil des Vorstandsteams.

Das Institut für Anglistik und Amerikanistik mit den Teilfächern anglistische Literatur-, Kultur- und Sprachwissenschaft, sowie Fachdidaktik der englischen Sprache zeichnet sich durch eine aktive Forschungs- und Lehrtätigkeit seiner mehr als 80 wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen aus. Derzeit studieren bei uns rund 2500 Studierende in folgenden Studien: BEd und MEd Lehramt (UF Englisch), BA, MA und PhD. Wir suchen eine*n Institutskoordinator*in zur Verstärkung des Vorstandsteams des Instituts.

Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet und kann nach beiderseitigem Einvernehmen nach 12 Monaten entfristet werden.

Das machen Sie konkret:

• Eigenständige Durchführung zentraler administrativer Aufgaben zur Unterstützung der Institutsleitung und des Vorstandsteams
• Management der Räume des Instituts inkl. Durchführung aller Projekte zur Instandhaltung und Erneuerung
• Koordination der Forschungsdokumentation des Instituts (u:cris)
• Sie unterstützen Projektleiter*innen bei der administrativen Druchführung von Drittmittelprojekten inkl. Budget und Personal
• Sie übernehmen die Vertretung von Kolleginnen innerhalb des Vorstandsteams (Budget, Personal) um den reibungslosen Ablauf der Geschäftsführung zu gewährleisten

Ihr Profil:

• Sie haben mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Sie haben ein Hochschulstudium abgeschlossen (vorzugsweise philologisches Studium)
• Sie bringen ausgezeichnete MS Office Kenntnisse (insb. Excel, Word) mit.
• Sie haben Erfahrung im Umgang mit Content Management Systemen (insb. SAP) & Datenbanken im universitären Kontext
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Erwartet werden zudem:

• Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Organisationsfähigkeit
• Selbständigkeit
• Teamfähigkeit
• Flexibilität
• Belastbarkeit
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können nach Absprache teilweise remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.071,30 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Edith Vadon

edith.vadon@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 27.09.2025

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