IT-Systemadministrator*in/Portfoliomanager*in IT-Systeme Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen tragen mit ihrer Expertise in Administration und Organisation dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Sie wissen wie und wo sie am besten arbeiten können. Flexibel, remote, mit dem Freiraum, den sie brauchen, um ihr Potential zu entfalten. Sie wissen es auch? Wir suchen einen*eine

IT-Systemadministrator*in/Portfoliomanager*in IT-Systeme

Das CIO Office gestaltet die strategische Weiterentwicklung der IT-Landschaft der Universität und verantwortet die Governance des universitätsweiten IT-Portfolios. Dieses umfasst die Bereiche Foundational IT, zentrale IT-Services, Services für Forschung, Lehre und Verwaltung sowie Beratungs- und Unterstützungsleistungen für universitäre Einrichtungen.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Portfoliomanager*in gestalten Sie den Rahmen für die nachhaltige Steuerung und Weiterentwicklung dieses Portfolios. Sie schaffen Transparenz über Leistungen, Verantwortlichkeiten, Zielsetzungen und Governance-Strukturen und tragen dazu bei, dass die IT-Services der Universität wirksam, regelkonform und strategisch ausgerichtet erbracht werden. Kolleg*innen schätzen ein Arbeitsumfeld, das von einem offenen Miteinander, hoher Internationalität, exzellenter Forschung und großer Diversität geprägt wird.

Die Position ist – wie an der Universität Wien üblich – zunächst auf zwölf Monate befristet. Wir legen jedoch großen Wert auf eine langfristige Zusammenarbeit und streben die Übernahme in ein unbefristetes Dienstverhältnis ausdrücklich an.

Das machen Sie konkret:

Strategisches Portfolio- und Governance-Management•    Weiterentwicklung und administrative Bewirtschaftung des universitätsweiten IT-Portfolios
•    Erarbeitung und Pflege von Richtlinien, Policies, Standards und Regelwerken im Umfeld des IT-Portfolios
•    Entwicklung, Dokumentation und Umsetzung von Governance-Strukturen für Services, Leistungen und Entscheidungsprozesse
•    Enge Zusammenarbeit mit den Detailportfolios in den Abteilungen des Zentralen Informatikdienstes
•    Vorbereitung und Begleitung strategischer Entscheidungs- und Steuerungsgremien
•    Entwicklung von Portfolio- und Service-Management-Prozessen zur nachhaltigen Steuerung von Leistungen und Ressourcen
•    Sicherstellung einer konsistenten Dokumentation von Services, Verantwortlichkeiten und Leistungsbeschreibungen
•    Aufbau und Weiterentwicklung eines einheitlichen Verständnisses von Service-, Governance- und Portfoliostrukturen

Ziel- und Leistungsmanagement
•    Entwicklung und Koordination von Zielvereinbarungen
•    Definition und Nachverfolgung strategischer Ziele, Kennzahlen und Steuerungsinstrumente
•    Erstellung von Berichten, Entscheidungsgrundlagen und Management-Reports für CIO und Leitungsgremien
•    Unterstützung bei der Priorisierung und strategischen Ausrichtung von Initiativen und Maßnahmen

Vertrags- und Compliance-Management
•    Betreuung und Koordination von Verträgen im Umfeld von IT-Services und Dienstleistungen
•    Sicherstellung der Einhaltung regulatorischer, rechtlicher und organisatorischer Anforderungen
•    Unterstützung bei Themen wie Datenschutz, Informationssicherheit, Barrierefreiheit, Lizenzmanagement und Compliance
•    Koordination von Vertragsverlängerungen, Leistungsüberprüfungen und Dokumentationspflichten
•    Mitwirkung bei Audits sowie Vorbereitung entsprechender Nachweise und Unterlagen

Wir wenden uns mit dieser Ausschreibung an qualitätsaffine, motivierte, verantwortungsbewusste und kommunikative Persönlichkeiten mit fachlich einschlägiger Ausbildung und entsprechender beruflicher Erfahrung, die hohe Einsatzbereitschaft zeigen sowie eigenverantwortlich, selbständig und genau arbeiten.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

•    Abgeschlossenes Hochschulstudium (Universität/FH), vorzugsweise in Wirtschaft, Management, Rechtswissenschaften, Verwaltungsmanagement, Wirtschaftsinformatik oder einem vergleichbaren Bereich
•    Mehrjährige Berufserfahrung im Portfolio-, Governance-, Service-, Compliance- oder Organisationsmanagement von Vorteil
•    Erfahrung in der Entwicklung und Umsetzung von Richtlinien, Governance-Modellen und organisatorischen Steuerungsinstrumenten
•    Kenntnisse in Vertragsmanagement, Compliance-Management oder regulatorischen Fragestellungen
•    Ausgeprägtes Verständnis für organisatorische Zusammenhänge und strategische Steuerungsprozesse
•    Erfahrung im universitären Umfeld oder in komplexen Organisationen von Vorteil
•    Analytische und konzeptionelle Stärke sowie die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich aufzubereiten
•    Hohe Kommunikations-, Moderations- und Beratungskompetenz
•    Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
•    Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1)

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Strategisch relevante Position:

Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen und Entscheidungsträger*innen mit unmittelbarer Wirkung auf die Weiterentwicklung der digitalen Universität.

Gestaltungsspielraum:

Beim Aufbau und der Weiterentwicklung von Governance- und Steuerungsstrukturen sind Sie vorne mit dabei.

Work-Life-Balance:

Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima:

Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Entfaltungsmöglichkeiten:

Wir bieten Ihnen ein Umfeld, in dem das Erlernen neuer Fähigkeiten nicht nur erlaubt, sondern erwünscht ist.

Gute öffentliche Anbindung:

Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung:

Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt:

Das Grundgehalt von EUR 3.450,30 (Vollzeit, brutto) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle:

Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben

• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)

• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Wolfgang Walzer  

wolfgang.walzer@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 29.07.2026

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