Koordinator*in in der Prüfungsadministration Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Koordinator*in in der Prüfungsadministration

Wenn Sie von Informationstechnologien fasziniert sind und mit Freude die Zukunft des Studierens an der Universität Wien gestalten möchten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft leisten wollen. An einem Ort, an dem der Austausch gelingt, mit der nötigen Freiheit, Professionalität und hohem Selbstanspruch.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Werden Sie Teil des Teams der Prüfungsadministration der Universität Wien! Die Prüfungsadministration entwickelt und wartet alle IT-Services im Prüfungswesen (z.B. das Anmeldesystem zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen, die Formularverwaltung und die Anerkennungen). Gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen unterstützen Sie Studierende und administrative Kolleg*innen bei Fragestellungen. Ihre Tätigkeit umfasst dabei schwerpunktmäßig Arbeiten in den Modellierungen der Curricula und Prüfungsverwaltung.

Kurz gesagt: Gemeinsam machen wir die Zukunft des Studierens zielgruppengerechter.

Die Stelle ist bis 31.12.2026 befristet. 

Das machen Sie konkret:

• Sie bereiten die Curricula als visuelle Modellierungen (mit MS Visio) auf, um die technische Erfassung und Verwaltung der Curricula in der universitätsweiten Datenbank i3v zu gewährleisten.
• Sie entwickeln gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen die Abläufe in der Prüfungsadministration weiter, vor allem im Bereich der curricularen Entwicklung
• Sie unterstützen Kolleg*innen bei der Verwaltung der Anerkennungen sowie Studienabschlüsse
• Sie verstehen die Bedürfnisse unterschiedlicher Stakeholdergruppen und setzen den Menschen in den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit, wobei Sie beim fachlichen Support effiziente Arbeitsabläufe sicherstellen.
• Ihr koordinatives Talent tritt bei der Organisation von Workshops und Meetings hervor.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Sie bringen Berufserfahrung in der Arbeit mit universitätsinternen Datenbanken mit.
• Sie sind mit den Strukturen und Abläufen im universitären Arbeitskontext vertraut.
• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung an einer Universität oder Fachhochschule oder bringen entsprechende Berufserfahrung mit.
• Sie verfügen über ein ausgezeichnetes analytisches sowie technisches Verständnis von Zahlen.
• Sie besitzen Gelassenheit und legen auch in zeitkritischen Phasen den Fokus auf die Zielgruppenbedürfnisse.
• Sie sind versiert im sprachlichen Ausdruck in Deutsch und Englisch (C1).

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.131,3 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Katharina Lösel

katharina.loesel@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 01.03.2026

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