Koordinator*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Koordinator*in

We are looking for you!

Verfügst du über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, arbeitest gerne selbstständig und behältst auch in stressigen Phasen den Überblick? Dann erwartet dich eine spannende Position in einem internationalen, unterstützenden und wachstumsorientierten Team am Vienna BioCenter.

Dein persönlicher Wirkungsbereich:

Die befristete Vertretungsposition ist den Max Perutz Labs am Vienna BioCenter zugeordnet, einem der führenden Life-Sciences-Standorte Europas. Die Max Perutz Labs sind ein von der Universität Wien und der Medizinischen Universität Wien gegründetes Forschungsinstitut, das ein Umfeld für exzellente, international anerkannte Forschung und Lehre im Bereich der Molekularbiologie bietet. Mit dem Ziel eines mechanistischen Verständnisses grundlegender biomedizinischer Prozesse arbeiten die Wissenschaftler*innen der Max Perutz Labs daran, Durchbrüche in der Grundlagenforschung mit Fortschritten in der menschlichen Gesundheit zu verknüpfen.

Die Position ist in ein Team eingebettet, das das Vienna BioCenter PhD Program betreut, eine Doktoratsschule der Universität Wien und der Medizinischen Universität Wien. Das Programm ist bekannt für sein internationales Umfeld, Spitzenforschung auf höchstem Niveau sowie qualitativ hochwertige Ausbildung und zählt damit zu den führenden Zentren für die Doktorand*innenausbildung in den Life Sciences in Europa. Um seine außergewöhnliche Qualität und Wettbewerbsfähigkeit aufrechtzuerhalten, sucht das Vienna BioCenter PhD Program eine befristete Vertretung für die Position der Administration der PhD-Studien. 

Du wirst Teil des Scientific Training Teams am Vienna BioCenter – einer freundlichen, engagierten Gruppe, die essenzielle Infrastruktur am Campus bereitstellt. Konkret wirst du Teil eines administrativen Duos, das alle Mitglieder der Community, insbesondere PhD-Studierende, unterstützt und mit ihnen kommuniziert. Aufgrund sich überschneidender Aufgaben bietet die Position ein hohes Maß an Flexibilität in der Arbeitsorganisation.

Die Stelle ist für die Dauer der Abwesenheit eines/r Mitarbeiter*in befristet.

Deine zukünftigen Aufgaben:

• Du betreust und koordinierst den gesamten administrativen Lebenszyklus von PhD-Studierenden – von der Zulassung bis zum Abschluss.
• Du bearbeitest eingehende administrative Anfragen von Studierenden und Betreuer*innen und leistest zeitnahe Unterstützung.
• Du unterstützt die Lehr- und Prüfungsadministration.
• Du aktualisierst und pflegst die Daten- und Dokumentationssysteme.
• Du wirkst an der Aktualisierung der Institutswebsite sowie von Informationsmaterialien mit.
• Du arbeitest eng mit der zweiten administrativen Unterstützung zusammen, um reibungslose Arbeitsabläufe sicherzustellen.
• Du stehst in engem Austausch mit Campus-Partnern, Universitätsabteilungen, der Personalabteilung sowie weiteren administrativen Einheiten.
• Zusätzliche Aufgaben können je nach Interesse und Qualifikation übernommen werden.

Das bringst du mit:

Fachlich:

• Du verfügst über einen Bachelorabschluss.
  • Ein Masterabschluss in den Life Sciences ist ein großer Pluspunkt.
• Du beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift.
• Du bringst Erfahrung in administrativen Tätigkeiten mit.
  • Erfahrung in der Universitätsverwaltung ist von Vorteil.
• Du verfügst über ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse.
  • Kenntnisse universitärer Software (z. B. i3v, DOXIS, HOPLA) sind von Vorteil.

Persönlich:

• Du bist eine TeamplayerIn mit ausgeprägten sozialen und kommunikativen Fähigkeiten.
• Du zeichnest dich durch eine lösungsorientierte und proaktive Arbeitsweise aus.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und selbstständig.
• Du bringst ausgeprägte Kompetenzen im Bereich Diversität und Inklusion mit.

Was wir bieten:

• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten, die du mit deiner administrativen Partnerperson abstimmen kannst.
• Inspirierendes Arbeitsumfeld: Du wirst Teil eines internationalen, unterstützenden und wachstumsorientierten Teams an einem dynamischen, internationalen Arbeitsplatz am Vienna BioCenter.
• Kontinuierliche Weiterentwicklung: Wir bieten laufend Möglichkeiten zur Erweiterung deiner Kompetenzen durch ein breites Angebot an kostenlosen internen Weiterbildungen.
• Faire Vergütung: Das Mindestgehalt (Vollzeitbasis) beträgt EUR 3.131,30 und erhöht sich abhängig von der bisherigen Berufserfahrung.
• Chancengleichheit: Wir heißen jedes neue Teammitglied willkommen und legen großen Wert auf Diversität und Inklusion.

So bewirbst du dich:

• Deinen Lebenslauf und ein kurzes Motivationsschreiben
• Eine Kopie deines relevanten Abschlusszeugnisses
• Dienstzeugnisse bzw. Referenzen (Ansprechpersonen auf Anfrage)
• Über unser Online-Jobportal / den „Jetzt bewerben“-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Theresa Hügel

theresa.huegel@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 20.02.2026

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