Koordinator*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Koordinator*in

Sie verfügen über sehr gute organisatorische Fähigkeiten, arbeiten gerne selbstständig und eigeninitiativ und behalten stets den Überblick? Dann gibt es eine passende Stelle für Sie in einem motivierten Team am Institut für Demografie! Bei uns arbeiten Persönlichkeiten, deren Expertise zur Beantwortung der drängendsten Fragen der heutigen Zeit beiträgt. Ihre Arbeit unterstützt diese fundierten Inhalte koordinativ sowie organisatorisch, und zwar an einem Ort, an dem Austausch und Wertschätzung großgeschrieben werden.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Koordinator*in verwalten und koordinieren Sie eigenständig die administrativen Belange des Instituts für Demografie. Insbesondere sind Sie für die Drittmittelagenden und die Kommunikationsagenden des Instituts verantwortlich. Sie bilden die Schnittstelle zwischen den allgemeinen und wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen sowie der Institutsleitung und dem Dekanat der Fakultät für Sozialwissenschaften sowie den zentralen Einrichtungen der Universität. Als Team legen wir Wert auf Ideenaustausch, Wertschätzung und Respekt.

Die Position ist auf drei Jahre befristet.

Das machen Sie konkret:

Schwerpunkt Drittmittel

• Selbstständige und eigenverantwortliche Organisation (gemeinsam mit den Wissenschaftler*innen und den Dienstleistungseinrichtungen der Universität) des gesamten Drittmittelbereichs - Antragstellung, Durchführung, Abschluss von Forschungsprojekten am Institut für Demografie.
• Sie übernehmen eigenständig die Organisation und Verwaltung von Projektunterlagen, unterstützen aktiv bei administrativen Agenden im Rahmen drittmittelfinanzierter Forschungsprojekte und kümmern sich engagiert um die Personalverwaltung der Projektmitarbeiter*innen.
• Koordination und Sicherstellung der Durchführung von Arbeitsabläufen, aktive Gestaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen, Durchführung von internen (Ein-)Schulungen.

Schwerpunkt Kommunikation

• Koordination und Abwicklung der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts in Zusammenarbeit mit den Wissenschaftler*innen, der Fakultät und der Dienstleistungseinrichtung Kommunikation.
• Eigenständige Betreuung und Gestaltung der Institutshomepage im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und Außenwirkung des Instituts.
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Dokumentation ihrer Forschungsleistungen im System u:cris.

Koordination und Organisation von Events (z.B. Hearings, Vorträge, Institutsklausur, Workshops)

Vertretungstätigkeiten im Team gehören ebenso zu Ihren Aufgaben.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Bachelor-Abschluss oder relevante Vorerfahrung/Zusatzausbildung
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im universitären Kontext)
• Kaufmännische, fachliche und organisatorische Kenntnisse
• Erfahrung im Personal- und/oder Projektmanagement von Vorteil
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word und Excel)
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Erfahrung mit SAP und Typo 3 ist von Vorteil

  Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einverständnis bis zu 50% im Home-Office arbeiten. 

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.071,30 (das Grundgehalt bezieht auf eine Vollzeitbeschäftigung. Das Grundgehalt für 20h wird anteilig berechnet) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Studium)
• Ggf. Dienstzeugnis(se) und weitere Referenzen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Eva Beaujouan

eva.beaujouan@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 05.10.2025

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