Organisationsassistent*in - Forschungsgruppe VDA

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in - Forschungsgruppe VDA

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die Forschungsgruppe Visualization and Data Analysis sucht ab 01.10.25 eine*n administrative*n Koordinator*in.

Die Forschungsgruppe an der Fakultät für Informatik wird von Prof. Torsten Möller geleitet und setzt sich aus wissenschaftlichen und administrativen Mitarbeiter*innen zusammen. Wir pflegen ein freundliches, kommunikatives, kooperatives Arbeitsklima und profitieren gegenseitig von unserem professionellen Einsatz, in inspirierender und projektgetriebener Atmosphäre, die jedem und jeder einzelnen das Erbringen von Spitzenleistungen in Forschung und deren Unterstützung ermöglicht.

Die Stelle im Ausmaß von 30 Wochenstunden ist vorerst auf ein Jahr befristet. Eine anschließende unbefristete Weiterbeschäftigung in beiderseitigem Einvernehmen ist möglich und wird angestrebt. Es besteht zudem die Möglichkeit, eine individuelle Wochenstundenanzahl innerhalb dieses Rahmens zu vereinbaren. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen eine passende Lösung zu finden.

Das machen Sie konkret:

Sie unterstützen die Forschungsgruppe bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.). Sie sind Anlaufstelle für verschiedene Fragen und behalten grundsätzlich den Überblick, vor allem bei:

• Personalagenden: Ausschreibungen von Stellen, Betreuung des Recruitings, Einstellung, Onboarding, Reise- und Zeitagenden, Lösen von Dienstverhältnissen
• Finanzfragen: Verwaltung und Abrechnung von Drittmittelprojekten, Budgetübersicht, Controlling, Belegorganisation, Reisekostenabrechnung, Rechnungsprüfung
• Organisation der Lehre: Planung, Anwesenheitslisten, Noteneintragung
• Dokumentation von Forschungsergebnissen
• Organisation und Koordination von: Gastvorträgen, Gastprofessor*innen, Kooperationspartner*innen, Doktorand*innen, Events, Konferenzen, Forschungsanträgen, Retreats
• Marketingagenden
• Lösen von logistischen Aufgaben unterschiedlicher Art
  
  
  

Dabei haben Sie immer die zentralen Dienstleistungseinrichtungen (Finanz, Controlling, Buchhaltung, Personaladministration, Rechtsabteilungen, Eventmanagement u.a.) der Universität Wien sowie das Dekanat der Fakultät für Informatik an Ihrer Seite.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Voraussetzungen für eine Bewerbung bzw. Aufnahme sind:

• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office-Erfahrung 
• Exzellente Sprachkenntnisse und Ausdrucksfähigkeit in Englisch und Deutsch (in Wort und Schrift)
• Berufserfahrung in Office-Management und Administration (vorzugsweise im universitären Kontext)
  
  
  

Von Vorteil für eine Bewerbung bzw. Aufnahme sind:

• Erfahrung von Projektcontrolling und Budgetübersichten
• PR Erfahrung
• Erfahrung in MS Office (inkl. Word/Excel), Tableau, Adobe InDesign/Photoshop/Ilustrator, Typo3, Social Media, SAP Kenntnisse
• Eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz
• Bereitschaft zur Weiterbildung
  
  
  

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert & durchsetzungsfähig und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in, können Arbeitsspitzen gut meistern und lachen gerne.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Torsten Möller

torsten.moeller@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 26.09.2025

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