Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Institut für Physikalische Chemie ist sowohl in der Forschung als auch in der theoretischen sowie laborpraktischen Lehre in den Bachelor- und Mastercurricula der Fakultät für Chemie sehr aktiv. Die Forschung umfasst derzeit zwei Arbeitsgruppen, die sich mit einer weiten Palette von photochemischen, spektrometrischen und elektrochemischen Techniken sowie der Sensorentwicklung befassen. Die Schwerpunkte liegen dabei in der Entwicklung neuartiger Materialien und der Untersuchung von Oberflächen. 
Als Organisationsassistent*in unterstützen Sie das Institut bei der Erfüllung seiner Aufgaben. Sie bringen dabei Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und eine präzise Arbeitsweise ein.

Die Stelle ist mit 20h/Woche ausgeschrieben und wird vorerst auf 12 Monate befristet besetzt, mit der Option das Arbeitsverhältnis in beiderseitigem Einverständnis in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis umzuwandeln.

Das machen Sie konkret:

Als Mitarbeiter*in des Instituts übernehmen Sie eigenverantwortlich ein vielseitiges Spektrum administrativer Tätigkeiten, insbesondere in folgenden Bereichen: 

• Selbstständige administrative Bearbeitung der Personalagenden: Stellenausschreibungen, Personalanstellungs- und Dienstendeprozesse, Betreuung (Beratung und Unterstützung) von (neuen) Mitarbeiter*innen and Gastwissenschaftler*innen, Abwesenheits- und Reiseadministration
• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten und Mitarbeit in der Forschungsadministration des Instituts
• Unterstützung der Projektleiter*innen und Mitarbeiter*innen bei Zeitmanagement und der Abwesenheitsverwaltung (Freistellungen und Dienstreisen)
• Eigenständige Abwicklung von Verwaltungsprozessen im Drittmittelbereich (Budgetverwaltung und Personalagenden), sowie aktive Unterstützung der Projektleiter*innen und Mitarbeiter*innen
• Schnittstelle zu inneruniversitären Dienstleistungseinrichtungen (Finanzwesen und Controlling, Forschungsservice, Personalabteilung) sowie außeruniversitären Institutionen (Fördergeber*innen und Projektpartner*innen) in Bezug auf Drittmittelprojekte
• Budgetmittelverwaltung, laufende Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben, Rechnungsprüfung im internen Onlinesystem, Rechnungslegung, Sach- und Reiseabrechnungen, Ressourcenplanung und -verwaltung
• Unterstützung bei der Erstellung von Zwischen- und Endabrechnungen im Drittmittelbereich sowie Rechnungslegung
• Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Veranstaltungen 
• Administrative Unterstützung im Bereich der Lehre, insbesondere Lehrveranstaltungsorganisation und Erfassung von Prüfungsergebnissen
• Betreuung der Homepage und Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit und sozialen Medien

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

•    Berufsbildende bzw. höhere Schule, Matura oder gleichwertiger Abschluss
•    Hohes Engagement, Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit, Teamorientierung und Lernbereitschaft
•    Selbstständiger, proaktiver und strukturierter Arbeitsstil
•    Ausgeprägte Koordinations-, Organisations- und Planungskompetenz
•    Bereitschaft zur Weiterbildung und Einarbeitung in neue Themenbereiche
•    Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
•    Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
•    Gute EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office, insb. Excel)
•    Berufliche Erfahrung in organisatorischen und administrativen Tätigkeiten sind von Vorteil
•    Kenntnisse der universitären Strukturen sowie Erfahrung mit universitären Verwaltungsabläufen (z.B. i3v, u:space, doxis, wiki) sind von Vorteil

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible, gleitende Arbeitszeit im Rahmen der Betriebsvereinbarung und arbeiten in Prinzip vor Ort.  
Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Hintergrund, in einer lockeren Arbeitsumgebung.
Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln im 9. Wiener Gemeindebezirk bequem erreichbar und befindet sich in einem geschichtsträchtigen historischen Universitätsgebäude.
Vergünstigungen: Die Universität Wien bietet Vergünstigungen in vielen Bereichen (z.B. Sportkurse, Rabatte bei diversen Unternehmen, kostenlose Impfungen).
Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 
Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,20 auf Vollzeitbasis (EUR 1.349,60 bei 20h/Woche) gem. KV §54 VwGr. IIIa erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
Vertrag: Die Stelle ist mit 20h/Woche ausgeschrieben und wird vorerst auf 12 Monate befristet besetzt, mit der Option das Arbeitsverhältnis in beiderseitigem Einverständnis in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis umzuwandeln.
Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium, etc.)
• Weitere Unterlagen (z.B. Fortbildungen, Arbeitszeugnisse, etc.) 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Eleonora Hendrika Gertruda Mezger-Backus

ellen.backus@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 29.08.2025

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