Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als zuverlässige Organisationsassistenz unterstützen Sie am Institut Rechnungswesen, Innovation und Strategie und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Die Stelle ist vorläufig bis 31.01.2027 befristet, mit Option auf Entfristung.

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen die Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
• Sie haben eine eigenständige Koordinationsfunktion hinsichtlich der verwaltungstechnischen Abwicklung von Personalagenden sowie diversen Finanzagenden
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die Korrespondenz und Kommunikation mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, externe Lehrende, Studierende, etc.).
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
• Sie aktualisieren regelmäßig die Homepage in der deutschen und englischen Sprache.
• Sie verwalten die EDV-Ausstattung des Bereichs (Bestellung und Inventarisierung der Geräte, Bestellung der Software).

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Muss-Kriterien:

• Sie sind engagiert, zuverlässig und strukturiert in ihrer Arbeitsweise und zeichnen sich aus durch eine hohe Eigenmotivation bei der Arbeit.
• Sie besitzen die Matura (AHS, HAK, HBLA) oder eine gleichwertige Qualifikation.
• Sie haben eine hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit mit exzellenten Deutschkenntnissen und idealerweise sehr guten Englischkenntnissen.
• Sie haben sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse in den gängigen Anwenderprogrammen (zum Beispiel Word, Excel und Power Point) und können sich schnell in neue Softwareprogamme einarbeiten.
• Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

SOLL-Kriterien:

• Sie haben eine freundliche und zuvorkommende Wesensart.
• Sie sind flexibel und haben eine hohe Bereitschaft zur Einarbeitung neuer Themenbereiche.
• Sie haben Berufserfahrung wie zum Beispiel im Office-Management.
• Kenntnisse von universitären Verwaltungsabläufen sind von Vorteil.
• Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwenderkenntnissen sind von Vorteil – i3v, typo 3.

Das bieten wir Ihnen:

Faires Gehalt: Das Grundgehalt (auf Vollzeitbasis) von EUR 2759,2 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und die Option auf Homeoffice. 

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und Motivationsschreiben 
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Arbeitszeugnisse und/oder Empfehlungsschreiben
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Thorsten Grohsjean

thorsten.grohsjean@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 19.01.2026

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