Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Menschen gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft, davon sind rund 3.000 in der Administration und Organisation tätig. Sie arbeiten transparent, präzise und schätzen den Austausch zwischen Fachbereichen und Arbeitskulturen. Mit ihrer Kompetenz tragen sie dazu bei, dass exzellente Forschung und Lehre möglich sind. Fühlen Sie sich angesprochen?

Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie vielseitige administrative Aufgaben im universitären Arbeitsumfeld lieben, dann Willkommen im Team! 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Als Organisationsassistent:in unterstützen Sie ihre Kolleg:innen des wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonals sowie Studierende am Department für Lithosphärenforschung und am Institut für Geologie der Fakultät für Geowissenschaften, Geographie und Astronomie der Universität Wien in sämtlichen administrativen Belangen. Sie sorgen für transparente interne Kommunikation und bilden die Schnittstelle zwischen den Mitarbeiter:innen der erdwissenschaftlichen Subeinheiten, dem Dekanat und zentralen Dienstleistungseinrichtungen der Universität Wien, insbesondere DLE Personalwesen und Frauenförderung und DLE Finanzwesen und Controlling.
Nach einer anfänglichen 1-jährigen Befristung kann die Stelle bei beidseitigem Einverständnis entfristet werden.

Das machen Sie konkret:

• administrative Abwicklung von Personalagenden, insb. in Funktion des/der Zeitbeauftragten
• interne Kommunikation sowie Kommunikation mit externen Partner:innen
• Unterstützung bei Onboarding/Offboarding von Mitarbeiter:innen und Gastforscher:innen
• administrative Abwicklung von Recruiting-Prozessen
• Dokumentationstätigkeiten und Pflege von Datenbanken
• administrative Abwicklung von Rechnungen und Refundierungen sowie Budgetverwaltung
• Mithilfe bei der Organisation von Tagungen, Kongressen und Meetings
• allgemeine Sekretariatstätigkeiten inklusive Parteienverkehr und Posteingang/-ausgang

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Erforderliche Qualifikationen (Muss-Kriterien):

• abgeschlossene allgemeinbildende oder berufsbildende höhere Schule (AHS/HAK-Matura) oder mehrjährige einschlägige Berufserfahrung als Organisationsassistent:in bzw. gleichwertige Qualifikation
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Umfassende EDV-Anwender:innenkenntnisse (MS Office)
• Service- und lösungsorientierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Fähigkeit und Bereitschaft zu strukturiertem und eigenverantwortlichem Arbeiten
• Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wünschenswerte Qualifikationen (Soll-Kriterien):

• Berufserfahrung auf dem Gebiet der Personaladministration
• SAP-Kenntnisse (oder Bereitschaft, sich diese rasch durch Fortbildung anzueignen)
• Hohe Bereitschaft zur Weiterbildung und stetiger Weiterentwicklung
• Offenheit für ein internationales, dynamisches, forschungsgeleitetes Arbeitsumfeld

Das bieten wir Ihnen:

• Inspirierendes, dynamisches Arbeitsumfeld: Sie sind Teil eines internationalen Teams von Wissenschaftler:innen, administrativ-technischem Personal und Studierenden.
• Abwechslungsreiche Tätigkeit: Ihre Arbeitsaufgaben im universitären Umfeld sind vielseitig und unterliegen einer ständigen Weiterentwicklung.
• Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen und sich persönlich weiterzuentwickeln.
• Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
• Faires Gehalt: Grundgehalt von EUR 2.759,20 brutto (Vollzeit-Basis, gemäß KollektivvertragVwGr IIIa, Betrag per 1.1.2026, 14x pro Jahr) oder höher entsprechend nachgewiesener Berufserfahrung.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation
• Weitere Dokumente als Nachweis Ihrer Berufserfahrung und/oder andere Nachweise
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Gerlinde Habler

gerlinde.habler@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Datenschutzerklärung

Bewerbungsfrist: 20.04.2026

Jetzt bewerben