Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n 

Organisationsassistent*in

Das Institut für Germanistik der Universität Wien ist das größte Forschungs- und Ausbildungszentrum für alle Fragen der deutschen Sprache und deutschsprachigen Literaturen. Die fünf Kernbereiche des Instituts lauten Neuere deutsche Literatur, Ältere deutsche Literatur, Germanistische Sprachwissenschaft, Deutsch als Fremd- und Zweitsprache und Fachdidaktik Deutsch. Dazu kommen ergänzend und fachübergreifend die Bereiche Gender Studies, Kulturwissenschaft, Literaturtheorie sowie Kinder- und Jugendliteraturforschung. Es werden über 5000 Studierende betreut.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Institut für Germanistik betreibt Lehre und Forschung und bildet Studierende verschiedener Studien aus. Das wissenschaftliche Personal ist in zahlreiche Gremien der Universität eingebunden und pflegt verschiedene Kontakte in in- und ausländischen Institutionen. 

Die Organisationsassistenz ist der Professur für Deutsch als Zweitsprache am Fachbereich Deutsch als Fremd- und Zweitsprache zugeordnet. Sie unterstützen die Professur des Arbeitsbereichs Deutsch als Zweitsprache in den verschiedenen Tätigkeitsfeldern und führen alle unten genannten Aufgaben nach einer angemessenen Einarbeitung und Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Personal des Arbeitsbereichs Deutsch als Zweitsprache und dem administrativen Personal des Instituts eigenverantwortlich durch. Sie arbeiten auch dem Zentrum für Sprachdiagnostik zu, das im Arbeitsbereich Deutsch als Zweitsprache verortet ist. Ihr Arbeitsplatz befindet sich am Standort "Porzellangasse". 

Die Stelle ist vorerst auf 1 Jahr befristet (mit Option auf Verlängerung auf insgesamt 4 Jahre).

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen die Professur Deutsch als Zweitsprache und den Arbeitsbereich Deutsch als Zweitsprache sowie das Zentrum für Sprachstandsdiagnostik bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Das bedeutet u.a.: Sie organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten. Sie protokollieren und bereiten Daten auf. Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen und Veranstaltungen. 
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperations-partner*innen.
• Sie unterstützen bei der Beantragung von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets. 
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
• Sie übernehmen außerdem allgemeine Verwaltungsaufgaben

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura) oder gleichwertige Qualifikation 
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse 
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) und SAP sind von Vorteil 
• Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert, denken bei Arbeitsprozessen mit. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz. 
• Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrungen in der universitären Verwaltung. 

Das bieten wir Ihnen:

Die Stelle ist vorerst auf 1 Jahr befristet (mit Option auf Verlängerung auf insgesamt 4 Jahre).

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Inci Dirim

inci.dirim@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 06.08.2026

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