Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n 

Organisationsassistent*in am Institut für Staats.- und Verwaltungsrecht

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann bewerben Sie sich!  Ihre Arbeit unterstützt fundierte Inhalte organisatorisch, und zwar an einem Ort, an dem Austausch und Wertschätzung großgeschrieben werden.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie unterstützen als Organisationsassistent*in das Institut für Staats- und Verwaltungsrecht und führen Verwaltungsaufgaben rund um Lehre, Forschung und Personal eigenständig durch. Das Institut für Staats- und Verwaltungsrecht ist Teil der Rechtswissenschaftlichen Fakultät der Universität Wien. Sie würden das Team von Ao. Univ.-Prof. Dr. Gerhard Muzak als Ersatzkraft (befristet bis 01.02.2029) in allen administrativen Belangen der Universitätsbetriebs unterstützen. 

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs-, Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
• Dabei organisieren Sie Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Publikationen und Tagungen, erstellen und bearbeiten diesbezügliche Dokumente und koordinieren Termine.
• Sie unterstützen die Forschung zB durch: Besorgung von Literatur, Bearbeitung von Manuskripten.
• Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in und übernehmen die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz per E-Mail und Telefon (team-intern, universitär, Studierende, Verlage etc).
• Sie verwalten auch Publikationen, Abteilungsbibliothek und Büroausstattung.
• Sie administrieren den Ausschreibungsprozess und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
• Sie verwalten die Institutswebsite (zB News, Prüfungsinformationen, Webseiten der Teammitglieder).

Ihr persönliches Profil:

• Abschluss einer allgemeinen oder berufsbildenden höhere Schule (Matura)
• Berufserfahrung im Office-Management (im wissenschaftlichen/ universitären Kontext vorteilhaft)
• Selbständigkeit, Flexibilität, Organisationsfähigkeit, strukturiertes Arbeiten, soziale und kommunikative Kompetenz
• Sehr guter und selbständiger Umgang mit der deutschen Sprache und solide Englischkenntnisse
• Ausgezeichnete Umgangsformen, Verlässlichkeit, Einsatzfreude
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb Word und Power Point)
• Erfahrung mit Content Management Systemen (zB Typo 3) und Datenbanken (von Vorteil)

Das bieten wir Ihnen:

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit universitärem Background in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar. Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Matura, Studium, Dienstzeugnis)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Gerhard Muzak
gerhard.muzak@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 24.08.2026

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