Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Am Institut für Paläontologie ist die Stelle einer Organisationsassistenz im Ausmaß von 20 Wochenstunden zu besetzen. Für die Position suchen wir eine engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein, Organisations- und Koordinationsfähigkeit, Teamfähigkeit sowie Kommunikationsstärke.

Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird angestrebt.

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen uns bei Forschung, Lehre und in der Administration. Sie sind eine Schnittstelle zwischen Professor*innen, Mitarbeiter*innen, Studierenden, Besucher*innen und kümmern sich um Anfragen vor Ort, telefonisch und per E-Mail.
• Sie koordinieren Institutsangelegenheiten mit Serviceeinrichtungen der Universität Wien (z.B. Personalwesen, Finanzwesen, Raum- und Ressourcenmanagement)
• Sie übernehmen administrative Tätigkeiten wie Terminkoordination, Prüfungsverwaltung und Raumverwaltung für die Lehre, allgemeine Raumverwaltung, Korrespondenz, Ablage, Bestellungen und Schlüsselorganisation.
• In der Personaladministration sind sie die Schnittstelle zur zentralen Personalabteilung, kümmern sich um Ausschreibungen und Bewerbungen, (freie) Dienstverträge und Werkverträge, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung.
• Sie haben die Budgetübersichten über Rechnungen, Kostenstellen/Innenaufträge und die Verwaltung von Investitionsanträgen und sind verantwortlich für deren administrative Abwicklung
• Sie übernehmen die administrative Betreuung von Forschungsanträgen und -projekten sowie deren Projektabrechnungen.
• Sie unterstützen bei der Organisation von u.a. Institutssitzungen, Konferenzen, Gastvorträgen, Workshops, Berufungsvorträgen und organisieren Einladungen, Raumbuchungen, Abrechnungen und Protokolle.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Muss-Kriterien:

• Abgeschlossene einschlägige schulische oder berufliche Qualifikation, z.B. Matura, Berufsreifeprüfung oder eine vergleichbare Ausbildung bzw. langjährige relevante Berufserfahrung
• Sehr gute Deutsch- (C1-Niveau) und Englischkenntnisse (B2 oder vergleichbar) in Wort und Schrift
• Gute MS Office Kenntnisse
• Erfahrung im Verwaltungsbereich

Von Vorteil sind:

• Erfahrung im Office-Management
• Erfahrung mit SAP und mit Content-Management (typo3)
• Erfahrung im administrativen universitären Kontext

Zudem:

• Sie besitzen Teamfähigkeit und soziale Kompetenz.
• Sie pflegen eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten gehört zu ihrer Persönlichkeit.
• Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen teils remote arbeiten (Telearbeit / innerhalb Österreichs).

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 (auf Basis Vollzeit - 40h pro Woche / Betrag per 01.01.2026 / 14x pro Jahr) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Doris Nagel

doris.nagel@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderungund Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist:26.08.2026

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