Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Das Institut für Geographie und Regionalforschung bietet ein dynamisches internationales Arbeitsumfeld.

Als Organisationsassistent*in am Institut für Geographie und Regionalforschung führen Sie Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch, sind in die Organisation von nationalen und internationalen Forschungsprojekten eingebunden und unterstützen in allen administrativen Belangen. Die Arbeitsgruppen des Instituts beschäftigen sich zentral mit der Dynamik von Prozessen in der Gesellschaft, in der Natur und entsprechende Wechselwirkungen. Einige der Zukunftsthemen beinhalten die Nachhaltigkeit, Globaler Wandel und Klimawandel, sowie Mensch-Umwelt Beziehungen, z.B. auch in Bezug zu Naturgefahren- und -risiken, Katastrophenmanagement und Risikogovernance.

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet und kann danach bei gegenseitigem Einvernehmen in ein unbefristetes Anstellungsverhältnis übernommen werden.

Das machen Sie konkret:

Gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen im Admin-Team des Instituts unterstützen Sie die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Forschungs- und Lehraufgaben. Zu Ihren gemeinsamen Aufgaben gehören u.a.: 

• Sie organisieren Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Sie organisieren Reisetätigkeiten und helfen bei deren Abrechnung.
• Sie unterstützen in der Lehre bei der Vorbereitung von Seminaren und Veranstaltungen.
• Sie unterstützen bei der Planung von Exkursionen und führen deren Abrechnung durch.
• Sie fungieren als eine Ansprechperson für Studierende und übernehmen die Prüfungsadministration (Vorbereitung, Aufsicht und Auswertung).
• Sie unterstützen in der Vorbereitung von Publikationen, inkl. Lektorat und der redaktionellen Bearbeitung wissenschaftlicher Texte.
• Sie übernehmen Agenden der Administration wissenschaftlicher Drittmittelprojekte, wie z.B. Unterstützung bei Beantragung, Implementierung, Durchführung, Controlling, Abrechnung und Überprüfung von Drittmittelprojekten.
• Sie sind eine der zentralen Ansprechpartner*innen am Institut und übernehmen englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit Schnittstellen.
• Sie unterstützen allfällige ERASMUS-Studierende und betreuen Gastwissenschafter*innen und Kooperationspartner*innen.
• Sie administrieren in Ausschreibungs-/Recruitingprozessen und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding.
• Sie betreuen Website-Inhalte, unsere sozialen Medien und unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit.
• Sie übernehmen Funktionen (zum Beispiel Zeit- und Reisebeauftragte/r) in EDV-gestützten Systemen der universitären Administration.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Darüber hinaus bringen Sie mit:

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
• Allgemeine oder berufsbildende höhere Schule (Matura) oder kaufmännischer Lehrabschluss sowie mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) und Social Media
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil
• Hohes Niveau der schriftlichen und mündlichen Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit, selbständig und verantwortungsbewusst zu arbeiten
• Fähigkeit, im Team zu arbeiten
• Flexibilität
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten
• Kenntnisse der Universitätsstrukturen sind von Vorteil

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen teilweise auch remote (innerhalb Österreichs / "Telearbeit") arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem, universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit; 14x pro Jahr; Betrag per 1.1.2026)) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Thomas Glade

thomas.glade@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 30.09.2026

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