Organisationsassistent*in Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können. 

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Die Fakultät für Psychologie der Universität Wien umfasst das Dekanat, ein StudienServiceCenter, die Forschungs-, Lehr- und Praxisambulanz sowie vier Institute.

Sie unterstützen als Organisationsassistent*in den Arbeitsbereich Psychotherapie und Psychotherapieforschung (Leitung: Univ.-Prof. Dr. Thomas Probst) am Institut für Klinische und Gesundheitspsychologie, arbeiten in einem erfahrenen Administrationsteam und führen eigenständig Verwaltungsaufgaben rund um Personal und Budget durch.

Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet, eine Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird jedenfalls angestrebt.

Das machen Sie konkret:

• Sie betreuen Prof. Thomas Probst und ihre wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen.
• Sie unterstützen bei der Organisation von Gastvorträgen und wissenschaftlichen Tagungen, organisieren Meetings, Workshops und Reisetätigkeiten.
• Sie wirken als Informations- und Kommunikationsdrehscheibe zwischen den Arbeitsbereichen und übernehmen als zentrale*r Ansprechpartner*in englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (teamintern, universitär, Studierende, Projektpartner*innen).
• Sie administrieren Ausschreibungs-/Recruiting-Prozesse und unterstützen bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen.
• Sie unterstützen bei Reporting von Drittmittelprojekten und verwalten Projektbudgets.
• Sie kümmern sich um die redaktionelle Betreuung der Homepage.
• Sie verwalten Reisekosten, kümmern sich um die Abwicklung von Rechnungen und um die laufende Administration des Budgets.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung der universitären Verwaltung).
• Allgemeine oder Berufsbildende höhere Schule (Matura) oder gleichwertige Qualifikation.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3).
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil.
• Bereitschaft zur Weiterbildung.
• Grundkenntnisse im Rechnungswesen von Vorteil.

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit, 14 x jährlich) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Weitere Unterlagen, wo notwendig 
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Thomas Probst
thomas.probst@univie.ac.at 

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 22.09.2026

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