Projektassistent*in am Center for Teaching and Learning (CTL)

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.700 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 3.000 in der Administration und Organisation. Wir suchen eine*n 

Projektassistent*in am Center for Teaching and Learning (CTL)

Das Center for Teaching and Learning (CTL) der Universität Wien unterstützt Lehrende und Studierende bei der Gestaltung erfolgreicher Lehr- und Lernprozesse. Im Team der Administration suchen wir ehestmöglich Verstärkung durch eine*n Projektassistent*in.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Es erwartet Sie ein abwechslungsreiches und vielfältiges Aufgabengebiet. Sie unterstützen die einzelnen Teams und deren Leitungen organisatorisch und administrativ bei laufenden Projekten und übernehmen dabei die Schnittstelle zu anderen universitären Abteilungen (insbesondere Personaladministration, Finanzwesen und Controlling sowie Raum- und Ressourcenmanagement).

Die Teilzeitstelle umfasst zunächst 15 Wochenstunden bis 31.12.2025, ab 01.01.2026 ist dann eine Aufstockung auf 20 Wochenstunden möglich. Die Stelle ist zunächst auf 1 Jahr befristet, bei gegenseitiger Zufriedenheit besteht die Option auf (vorzeitige) Entfristung.

Das machen Sie konkret:

• Eigenständige Vertragsabwicklung und personaladministrative Betreuung des Personals des Center for Teaching and Learning (dies umfasst sowohl festangestellte Mitarbeiter*innen, studentische Mitarbeiter*innen sowie externe Trainer*innen); Beratung und Information in arbeitsrechtlichen Belangen; verantwortliche Kommunikation und enge Schnittstelle zur DLE Personalwesen und Frauenförderung
• Aktive Gestaltung, Weiterentwicklung und Vereinheitlichung von administrativen Arbeitsabläufen, insbesondere der Etablierung einer einheitlichen Kommunikationsstruktur für die studentischen Mitarbeiter*innen am CTL
• Laufende Budgetadministration und -controlling inklusive Rechnungsprüfung aller Projekte in enger Abstimmung mit der DLE Finanzwesen und Controlling
• Serviceorientierte Zusammenarbeit und administrative Unterstützung der Leitung sowie aller Teamleitungen bezüglich laufender Projekte
• Selbstständige Bearbeitung von Anfragen an das CTL und Kommunikation mit internen und externen Kooperationspartner*innen, Funktionsträger*innen sowie Expert*innen aus dem inter/nationalen Hochschulraum.

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene allgemeine oder berufsbildende mittlere bzw. höhere Schule (Matura)
• mehrjährige Erfahrung in der universitären Verwaltung oder anderen postsekundären privaten oder öffentlichen Bildungseinrichtungen: 
  • idealerweise in der Administration und Servicierung von Prozessen mit vielen unterschiedlichen Stakeholdern
  • idealerweise Erfahrung in der Optimierung von administrativen Prozessen und Abläufen
• abgeschlossenes Bachelorstudium und/oder mehrjährige koordinierende Berufstätigkeit im Servicebereich, Projektmanagement von Vorteil
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse (mind. Niveau C1)- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Versierte Nutzung von digitalen Tools im Arbeitsalltag (Microsoft Office; MS Teams)
• Hohe kommunikative Kompetenz im Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen und ausgeprägte Serviceorientierung
• Bereitschaft, den Umgang mit neuen Tools zu erlernen (z. B. SAP, Confluence Wiki, uni-interne Systeme)
• Bereitschaft zur Nutzung und Weiterentwicklung von uniinternen KI-Tools für die Administration bzw. die Bereitschaft, dies zu erlernen
• Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe von Vorteil

Ihr persönlicher Arbeitsstil:

• Problemlösungskompetenz und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Service- und Kund*innenorientierung
• Teamfähigkeit und Freude an Koordinationsaufgaben
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei wechselnden Aufgaben und Anforderungen
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Belastbarkeit und Fähigkeit zum konstruktiven Umgang mit Stress bei Peaks

Das bieten wir Ihnen:

• Team mit angenehmem Arbeitsklima
• Flexibilität: flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home-Office nach Regelungen der Uni Wien
• Betriebliche Gesundheitsförderung (Impfaktionen, günstigere Tarife bei Sportkursen, Arbeitsmedizin, Arbeitspsychologie, uvm.)
• Soziale Events wie Betriebsausflüge und Weihnachtsfeiern
• Persönliches Wachstum durch Weiterbildungen, Workshops, Konferenzen
• Faires Gehalt: Einstufung gemäß Kollektivvertrag / Gehaltsschema für das allgemeine Universitätspersonal, Verwendungsgruppe IIIb. Das Grundgehalt von EUR 3.071,30 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Angela Knafl

angela.knafl@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
 

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Bewerbungsfrist: 13.12.2025

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