Assistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige, verantwortungsvolle Aufgaben in der Administration & Organisation und tragen dazu bei, exzellente Forschung & Lehre möglich zu machen. Arbeiten auch Sie gerne strukturiert an Lösungen und wollen dabei etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun? Wir suchen einen*eine

Assistent*in

Als interner Dienstleister der Universität Wien sind wir für den ökonomischen und nachhaltigen Betrieb der rund 70 Standorte der Universität mit einer Gebäudefläche von 520.000 m² zuständig. Wir versorgen die Universität mit den notwendigen Ressourcen, um exzellente Forschung & Lehre zu ermöglichen. Die Bereitstellung einer nachhaltigen Infrastruktur für die Universität, direkter Kontakt zu Stakeholder*innen sowie ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen den Kolleg*innen prägen unseren Arbeitsalltag.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Sie möchten Verantwortung übernehmen und dabei die Zukunft der größten Bildungs- und Forschungseinrichtung Österreichs mitgestalten? Dann werden Sie Teil unseres Teams!
Als Mitglied des Administrationsteams im Raum- und Ressourcenmanagement der Universität Wien unterstützen Sie die Fachabteilungen durch die Übernahme zentraler administrativer Aufgaben. Damit tragen Sie wesentlich dazu bei, dass die Fachbereiche ihre Kernaufgaben optimal erfüllen können – insbesondere die Bereitstellung bestmöglicher infrastruktureller Services für alle universitären Einrichtungen sowie für Mitarbeiter*innen in Lehre, Forschung und Verwaltung.

Die Stelle ist auf 12 Monate befristet, mit der Möglichkeit auf Entfristung.

Das machen Sie konkret:

Gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen übernehmen Sie vor allem zentrale administrative Tätigkeiten, dazu zählen:

• Unterstützung des Raum- und Ressourcenmanagements durch die Übernahme zentraler administrativer Tätigkeiten wie beispielsweise der Material- und Ressourcenverwaltung, der Abwicklung von Bestellungen, Refundierungen und Rechnungen sowie der Bearbeitung des zentralen Posteingangs
• Organisation und Koordination interner Veranstaltungen und Events inkl. Planung, Durchführung und Nachbereitung sowie Verwaltung und Buchung von Besprechungsräumen einschließlich Terminbetreuung und Organisation der Verpflegung
• Mitarbeit bei der Optimierung und Standardisierung administrativer Prozesse
• Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen im Team sowie den Fachbereichen des Raum- und Ressourcenmanagements 

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Abgeschlossene Schulausbildung (Maturaniveau) oder facheinschlägiger Lehrabschluss mit mehrjähriger Jahren Berufserfahrung im Bereich Administration
• Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen und/oder Raumbuchungen von Vorteil
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute EDV-Anwender*innenkenntnisse (MS Office)

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne selbstständig und genau, sind lösungsorientiert und behalten auch in stressigen Situationen den Überblick. Sie schätzen die Zusammenarbeit im Team und bringen eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz mit. 

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible, arbeitnehmer*innenfreundliche Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten. 

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit einem abwechslungsreichen, verantwortungsvollen Aufgabengebiet in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz liegt zentral und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 brutto/Monat erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können. 

So einfach bewerben Sie sich:

Mit Lebenslauf, kurzem Motivationsschreiben und Zeugnissen (Abschlusszeugnisse, Dienstzeugnisse) über unser Jobportal.

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Katharina Senft

katharina.senft@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.
 

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 02.02.2026

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