Organisationsassistent*in

Universität Wien

Job Beschreibung:

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

Organisationsassistent*in

Wenn Sie für ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Die Stelle ist auf ein Jahr befristet mit der Option, das Arbeitsverhältnis nach Ablauf der Befristung in beidseitigem Einverständnis in ein dauerhaftes Dienstverhältnis umzuwandeln.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Der Aufgabenbereich der Stelle umfasst administrative und organisatorische Aufgaben am Institut für Philosophie sowie die Betreuung der allgemeinen Sekretariatsagenden der Professur für Philosophie der Aufklärung und der Moderne von Univ.-Prof. Katharina Kraus und der zugeordneten wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen. Dies bedeutet u.a. verschiedene Formen administrativer Unterstützung bei anfallenden Aufgaben in Forschung und Lehre, bei der Organisation von Tagungen und die Betreuung von wissenschaftlichen Netzwerken und Projekten. So besteht die Erwartung, dass Sie über hervorragende organisatorische, kommunikative und sprachliche Fähigkeiten und die Bereitschaft zur Arbeit im Team verfügen.

Das machen Sie konkret:

• Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen
• Sicherstellung der Durchführung von Verwaltungsabläufen gemäß den universitären Geschäftsprozessen und der gesetzlichen Rahmenbedingungen
• Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung bspw. von wissenschaftlichen Texten, Vorträgen, Präsentationsfolien und Projektanträgen (Deutsch/Englisch)
• Unterstützung bei Publikationsprozessen
• Beschaffung von Literatur, Verwaltung von Literaturdatenbanken, Literaturrecherche, Korrespondenz mit Publikationsorganen
• Mitwirkung in der Öffentlichkeitsarbeit (Webseiten, Soziale Medien)
• Erstellen und Verwalten von Datenbanken
• u:cris Dokumentation
• Mithilfe bei der Kommunikation in Netzwerken, mit Wissenschaftler*innen und Studierenden
• Aufbereitung von Unterrichtsmaterialien, u.a. für E-Learning und Prüfungen (z.B. redaktionelle Bearbeitung von Skripten, Prüfungsmaterialien, Videobearbeitung und -archivierung, Korrekturlesen, Eintragungen in den Plattformen für Lehre)
• Koordination und Organisation der Lehrplanung in Abstimmung mit dem StudienServiceCenter (z.B. Ankündigungen, Raumbuchungen, Terminplanung)
• Maßgebliche Unterstützung in der Beantragung und Administration von Drittmittelprojekten
• Unterstützung in der Organisation von Vorträgen und Vortragsreisen
• Organisation, laufende Betreuung, Nachbearbeitung und Abrechnung von Meetings, Workshops, Fachtagungen, Symposien, inkl. Gästebetreuung (An-/Abreise, Hotel, Rahmenbedingungen)
• Zahlungsverkehr, Finanzkalkulationen und Rechnungsprüfung im Q-Flow

Ihr Profil:

• Allgemeinbildende oder berufsbildende Höhere Schule oder Kaufmännischer Lehrabschluss
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen / universitären Kontext)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationskompetenz, Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Genauigkeit
• Hohe soziale und kommunikative Kompetenz
• Hohe Service- und Lösungsorientierung und Teamfähigkeit
• Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office, Excel und Powerpoint; weitere Kenntnisse können vorteilhaft sein)
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Für die Auswahl vorteilhafte Zusatzqualifikationen und Vorerfahrungen:

• Erfahrung mit E-Learning und mit der Hilfe bei akademischen Lehrveranstaltungen
• Erfahrung in der Abwicklung administrativer Aufgaben, insbesondere im akademischen Bereich
• Gute Fähigkeiten im Entwerfen von Layouts, Flyers, Postern, etc.
• Kenntnisse im Rechnungswesen / in der Budgetierung
• Erfahrung mit SAP und Typo3

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams in einem diversen universitären Umfeld.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen fortlaufend Möglichkeiten, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Dazu können Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot auswählen. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,2 (auf Basis von 40 Wochenstunden!) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnisse Ihrer Qualifikationen (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)
• Ggf. Dienstzeugnisse
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Katharina Teresa Kraus

katharina.kraus@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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Bewerbungsfrist: 15.01.2026

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